Per importare i Candidati è necessario come primo step definire la Struttura campi all'interno di Inrecruiting.
Successivamente, nella sezione Impostazioni > Importer > Nuovo import dati > dal pulsante "Modello CSV", potete scaricare il template da compilare per importare i dati all'interno di Inrecruiting.
NB: le attività di import sono soggette ad analisi e quotazione e sono sempre da concordare con il proprio referente commerciale.
Non è possibile procedere in autonomia con l'importazione effettiva dei dati.
Informazioni sulla compilazione del CSV
Il formato del file CSV deve rispettare i seguenti requisiti:
- Formato UTF8
- Non deve contenere colonne o righe interamente vuote
In aggiunta al rispetto del formato, la correttezza dei dati presenti nel CSV è a cura del cliente; eventuali interventi di bonifica di dati errati inseriti nel CSV saranno quotati separatamente.
Le informazioni all’interno del CSV dei candidati devono essere “lineari” ovvero deve esserci una ed una sola riga per ogni candidato. Nel caso in cui ci siano più informazioni di un determinato tipo per uno stesso candidato queste devono essere sempre e comunque inserite in una sola riga.
Esempio
| IdCandidato | Lingua 1 | Livello scritto 1 | Livello parlato 1 | Lingua 2 | Livello parlato 2 | Livello scritto 2 |
| 1 | Italiano | Madrelingua | Madrelingua | Inglese | Ottimo | Buono |
Il CSV in questo formato è corretto perché il candidato è presente in una sola riga e, rispetto all’esempio successivo, le informazioni sono traslate per essere inserite in una sola riga.
| IdCandidato | Lingua | Livello scritto | Livello parlato |
| 1 | Italiano | Madrelingua | Madrelingua |
| 1 | Inglese | Buono | Ottimo |
Il CSV in questo formato non è corretto perché è presente due volte lo stesso candidato in due righe diverse
Campi profilo candidati
Tutti i dati del profilo del candidato, prima di essere importati, vengono validati dal sistema secondo la validazione del tipo di campo del profilo per il quale si stanno importando.
Es.: Numero di telefono: 3123456789> Questo dato non potrà essere inserito in un campo di tipo Telefono validato perché sprovvisto del prefisso internazionale +393123456789.
Se i numeri sono sprovvisti del prefisso internazionale è possibile inserirli solamente in un campo di tipo "Testo".
Selezione singola/multipla
I campi a selezione singola e/o multipla non necessitano che l’opzione della tendina sia già presente a sistema perché nel momento in cui l’importer non trova quella determinata opzione andrà in automatico ad inserirla per quel determinato campo che si sta cercando di importare.
Nel caso di selezioni multiple i valori da importare devono essere tutti inseriti nella stessa colonna separati da una virgola.
Ogni campo può essere formattato in fase di mapping.
Esempio
| Id Candidato | Genere |
| 1 | M |
| 2 | F |
In questo caso non è necessario andare ad operare direttamente sul CSV per trasformare tutti i valori M in Maschio e i valori F in Femmina ma durante la fase di mapping quando si andrà a mappare il campo genere sarà possibile indicare che il valore M corrisponde a Maschio e il valore F a Femmina. In questo modo sarà direttamente l’importer ad occuparsi della sostituzione dei valori.
Indirizzo
Il campo di tipo indirizzo per poter essere geolocalizzato dovrà sempre avere mappati la nazione in formato ISO2 e il CAP. Nel caso in cui questi dati non siano presenti l’indirizzo verrà comunque importato ma non sarà geolocalizzato.
Campi di tipo data
I campi di tipo "Data" devono essere formattati con il formato AAAA-MM-GG.
PathCV
Nella colonna che riporta il PatchCV associato al candidato è obbligatorio che sia presente anche l'estensione del file e il nome deve essere esattamente lo stesso del file CV che si vuole importare.
ES: CVMarioRossi.pdf
N.B I nomi dei file non devono avere spazi e caratteri speciale eccetto "trattini" (-), "punti" (.) e "underscore" (_).
Per caricare i file è OBBLIGATORIO creare un archivio .zip (da massimo 1GB, quindi se i CV superano tale limite è necessario caricare più archivi .zip) che contenga ESCLUSIVAMENTE i file CV (non deve contenere cartelle al suo interno).
ES: se devo importare CV che hanno un peso totale di 10GB, dovrò creare 10 archivi .zip da 1GB l'uno (non usare la funzione "dividi in più file", ma creare manualmente 10 archivi differenti).
Nome della Foto
Nella colonna che riporta il Nome della foto associata al candidato è obbligatorio che sia presente anche l'estensione del file e il nome deve essere esattamente lo stesso della Foto che si vuole importare.
ES: ImgMarioRossi.jpg
N.B I nomi dei file non devono avere spazi e caratteri speciale eccetto "trattini" (-), "punti" (.) e "underscore" (_).
Per caricare i file è OBBLIGATORIO creare un archivio .zip (da massimo 1GB, quindi se le foto superano tale limite è necessario caricare più archivi .zip) che contenga ESCLUSIVAMENTE i file (non deve contenere cartelle al suo interno).
ES: se devo importare foto che hanno un peso totale di 10GB, dovrò creare 10 archivi .zip da 1GB l'uno (non usare la funzione "dividi in più file", ma creare manualmente 10 archivi differenti).
Tipo utente
In questa select andremo a determinare la tipologia di candidati che stiamo importando, quindi se sono "Candidati" oppure "Dipendenti".
I valori vanno compilati come segue:
per i Candidati va inserito il valore = 0
per i Dipendenti va inserito il valore = 1
NB: Nel caso in cui un candidato sia già presente nel vostro Database di Inrecruiting, non verrà sovrascritto nè importato in quanto l'indirizzo email è un dato univoco e i dati non verranno incrementati.
Dopo aver completato la configurazione di queste impostazioni, sarà possibile iniziare il processo di importazione dei dati accedendo a Impostazioni > Importer > Nuovo import dati > Compilare i campi nel Box Candidati inserendo il nome dell'import, selezionando il separatore e caricando il file csv coi dati da importare.
Dopo aver caricato il file CSV sarà necessario cliccare sul bottone Importa. In seguito a tale operazione si aprirà una nuova finestra nella quale si procederà a mappare i campi:
Nella prima parte abbiamo le configurazioni, che servono a determinare i parametri da utilizzare per la mappatura.
Tipo utente di default*
In questa select andremo a determinare la tipologia di candidati che stiamo importando, quindi se sono "Candidati" oppure "Dipendenti".
Nel caso in cui nel CSV non vi fosse la colonna Tipo utente oppure mancasse un valore per qualche utente, verrà assegnata la tipologia selezionata in questa configurazione.
Associa campi selezione singola o multipla per*
In questa select andremo a impostare se i valori dei campi a selezione singola o multipla debba essere associato dall'importer tramite l'etichetta o utilizzando l'ID del campo.
Nel caso in cui si indicasse di utilizzare l'etichetta, la Label deve essere indicata esattamente uguale a quella già presente a sistema in quanto vengono verificati anche gli spazi e il sistema è case sensitivity.
Separatore migliaia e decimali*
In questa select andremo a impostare se il separatore delle migliaia e dei decimali nel nostro file csv è inserito con un punto o una virgola.
Notifica registrazione*
In questa select andremo a impostare se inviare una notifica via mail ai candidati per comunicargli l'inserimento dei loro dati nel vostro database su Inrecruiting.
L'invio delle notifiche ai candidati segue la seguente logica:
- sotto i 10k candidati > è possibile usare il sistema di messaggistica interno a Inrecruiting o il proprio SMTP;
- sopra i 10k candidati > è necessario usare il proprio SMTP o è possibile richiedere un file CSV con Nome, Cognome, Email e Link attivazione ed effettuare l'invio tramite sistema proprio di mass mailing.
NB: Nel caso in cui si decidesse di non inviare la notifica di registrazione ai candidati in fase di Import, ma si decidesse di inviarla in seguito, sarà necessario contattare il supporto clienti e richiedere che venga effettuata tale operazione.
Lingua della notifica*
In questa select verrà definita la lingua nella quale si invierà la notifica di registrazione ai candidati
Nella seconda parte troveremo una tabella dove mappare i dati di base del profilo del candidato su Inrecruiting:
Nome*
Nella riga relativa al nome, nella colonna CSV, andremo a selezionare la colonna nella quale abbiamo inserito i nomi dei candidati.
L'associazione di questo campo è obbligatoria per poter effettuare l'import.
Cognome*
Nella riga relativa al cognome, nella colonna CSV, andremo a selezionare la colonna nella quale abbiamo inserito i cognomi dei candidati.
L'associazione di questo campo è obbligatoria per poter effettuare l'import.
Email*
Nella riga relativa all'email, nella colonna CSV, andremo a selezionare la colonna nella quale abbiamo inserito gli indirizzi email dei candidati.
NB: NON è possibile inserire due candidati con lo stesso indirizzo email.
L'associazione di questo campo è obbligatoria per poter effettuare l'import.
Tipo utente
In questa select andremo a determinare la tipologia di candidati che stiamo importando, quindi se sono "Candidati" oppure "Dipendenti".
NB: i valori vanno compilati come segue:
per i Candidati va inserito il valore = 0
per i Dipendenti va inserito il valore = 1
ID esterno
L'ID esterno, nel caso in cui stiate importando i dati da un altro ATS, è l'ID associato al candidato dal precedente sistema e verrà utilizzato anche eventualmente nei successivi import per associare i dati.
Nel caso in cui invece non stiate migrando i dati da un altro ATS, tale ID verrà utilizzato solamente per associare i candidati agli altri import.
Nome CV
In questo campo dovremo selezionare la colonna nella quale abbiamo inserito il PatchCV.
NB: Nella colonna che riporta il PatchCV associato al candidato è obbligatorio che sia presente anche l'estensione del file.
ES: CVMarioRossi.pdf
I nomi dei file non devono avere spazi e caratteri speciale eccetto "trattini" (-), "punti" (.) e "underscore" (_).
Utilizzando l'Importer di Inrecruiting è possibile infatti caricare i file CV dei candidati:
Dopo aver mappato il campo con il nome del CV, comparirà una nuova sezione da cui sarà possibile caricare una cartella zippata con tutti i file cv da importare.
N.B. Per caricare i file è OBBLIGATORIO creare un archivio .zip (da massimo 1GB, quindi se i CV superano tale limite è necessario caricare più archivi .zip) che contenga ESCLUSIVAMENTE i file CV (non deve contenere cartelle al suo interno).
ES: se devo importare CV che hanno un peso totale di 10GB, dovrò creare 10 archivi .zip da 1GB l'uno (non usare la funzione "dividi in più file", ma creare manualmente 10 archivi differenti).
Nome della foto
In questo campo dovremo selezionare la colonna nella quale abbiamo inserito il nome del file della foto del candidato.
NB: Nella colonna che riporta il Nome della foto associata al candidato è obbligatorio che sia presente anche l'estensione del file.
ES: ImgMarioRossi.jpg
I nomi dei file non devono avere spazi e caratteri speciale eccetto "trattini" (-), "punti" (.) e "underscore" (_).
N.B. Per caricare i file è OBBLIGATORIO creare un archivio .zip (da massimo 1GB, quindi se le foto superano tale limite è necessario caricare più archivi .zip) che contenga ESCLUSIVAMENTE i file (non deve contenere cartelle al suo interno).
ES: se devo importare foto che hanno un peso totale di 10GB, dovrò creare 10 archivi .zip da 1GB l'uno (non usare la funzione "dividi in più file", ma creare manualmente 10 archivi differenti).
Dominio di origine
In questo campo dovremo selezionare la colonna nella quale abbiamo inserito la fonte di provenienza del candidato.
Creato il
In questo campo dovremo selezionare la colonna nella quale abbiamo inserito la data di ottenimento dei dati da parte del candidato.
I campi di tipo "Data" devono essere formattati con il formato AAAA-MM-GG.
NB: tale parametro verrà utilizzato nelle logiche di Data retention.
Aggiornato il
In questo campo dovremo selezionare la colonna nella quale abbiamo inserito la data di ultimo aggiornamento dei dati da parte del candidato.
I campi di tipo "Data" devono essere formattati con il formato AAAA-MM-GG.
NB: tale parametro verrà utilizzato nelle logiche di Data retention.
Ultimo login
In questo campo dovremo selezionare la colonna nella quale abbiamo inserito la data di ultimo aggiornamento dei dati da parte del candidato.
I campi di tipo "Data" devono essere formattati con il formato AAAA-MM-GG.
Nella sezione Privacy è possibile andare a mappare le eventuali informative privacy accettate dal candidato, in modo da importarle su Inrecruiting.
NB: i valori vanno compilati come segue:
per i candidati che hanno accettato la privacy va inserito il valore = 1
per i candidati che NON hanno accettato la privacy va inserito il valore = 0
Infine, per effettuare il mapping dei campi che andranno a comporre il profilo dei candidati, sarà necessario selezionare nella colonna CSV, la voce che deve andare a valorizzare i dati su Inrecruiting nella prima colonna, cliccando su Seleziona:
Dopo aver cliccato, comparirà una tendina all'interno della quale vi sono le categorie dei campi del profilo interno:
A questo punto comparirà una nuova tabella con la categoria selezionata dove andremo a selezionare il campo che vogliamo inserire nel mapping per importarlo e la relativa colonna nel quale è inserito nel CSV.
Dopo aver selezionato il campo da importare e la colonna nel CSV, sarà sufficiente cliccare su Mappatura Campo:
Tale operazione andrà fatta per tutte le categorie e tutti i campi che vogliamo importare.
Terminato di inserire tutte le categorie e i campi da mappare, cliccheremo sul pulsante "Salva e Importa" posto in alto a destra nella schermata.
Da questo momento troveremo il nostro import in Importer > Elenco e stato dati importati, sezione nella quale vedremo lo stato di avanzamento della nostra importazione: