Nel sistema Welcomin, ogni Workflow è composto da step, ovvero singole attività o contenuti che guidano la persona lungo il processo. Questi step possono includere la compilazione di form, la visualizzazione di contenuti multimediali, la presa visione di documenti e la loro firma digitale/digitalizzata.
La configurazione dei template degli Step è fondamentale per personalizzare i workflow secondo le esigenze aziendali. Tramite la sezione Impostazioni > Workflows > Struttura> Template degli step, è possibile definire quali informazioni raccogliere e quali documenti mostrare per la visualizzazione o la firma.
In questa schermata si può visualizzare l'elenco degli step creati fino ad oggi :
Nella colonna successiva troveremo un'icona che identifica la tipologia di template degli step e il nominativo.
Questa colonna può essere utilizzata per ordinare la visualizzazione degli Step, facilitando la gestione e l'organizzazione del workflow.
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Contenuto
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Form
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Form profilo
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Documento da visualizzare
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Documento da firmare
Per creare un nuovo Step del workflow, sarà sufficiente cliccare in alto a destra su Aggiungi step e selezionare il tipo di Step del workflow che desiderate creare:
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Form: Nel primo tab - Panoramica- sarà necessario specificare il titolo e la descrizione interna, che rimarranno non visibili alla persona. Successivamente, si definiranno il titolo dello step e la sua descrizione, che invece saranno mostrati alla persona.
Sulla sinistra di ogni elemento sono presenti le icone che permettono di gestire i campi all’interno della lista.
La prima icona
consente di trascinare (drag & drop) il campo per modificarne l’ordine di visualizzazione. La seconda icona
permette invece di bloccare la modifica, impedendo agli utenti che non dispongono dei permessi necessari nel proprio ruolo di apportare modifiche; quando questa limitazione è attiva, l’icona viene visualizzata in rosso
. A seguire è presente l’icona che identifica la tipologia del campo, accompagnata dal nome del campo stesso.
Di seguito un riepilogo delle tipologie dei campi associati alle icone per identificarli:
Sulla destra sono disponibili le ulteriori impostazioni e azioni: è possibile attivare o disattivare il campo tramite l’apposito flag
, definirne l’obbligatorietà
e accedere alla modifica attraverso l’icona
Nel caso in cui lo step sia stato utilizzato in un workflow, non sarà possibile apportargli modifiche.
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Contenuto: Come nel primo tab precedente, sarà necessario specificare i titoli e le descrizioni interne ed esterne, distinguendo quelle visibili dalla persona da quelle interne.
Nel secondo tab sarà possibile aggiungere documenti multimediali da condividere con il candidato. Si potrà inserire un testo da visualizzare, oppure collegare un video o un'immagine affinché il candidato possa consultarla.
Dopo aver completato la compilazione del tab, basterà cliccare in alto a destra su Salva per finalizzare l'operazione. -
Documento da Firmare: anche in questo caso, nel primo tab andremo ad indicare i titoli e le descrizioni interni ed esterni.
Nella parte inferiore è presente la sezione dedicata alle istruzioni: qui possiamo descrivere le azioni che la persona dovrà svolgere nei passaggi successivi. È importante compilare questo campo in tutte le lingue disponibili, così da garantire che le istruzioni siano sempre chiare e comprensibili, indipendentemente dalla lingua selezionata dalla persona.
Nel secondo tab Struttura sarà possibile caricare i documenti da far firmare alla persona. Basterà cliccare su Clicca o trascina per caricare un file:
Dopo aver selezionato il file, verrà visualizzato un pop-up suddiviso in più sezioni.
Nella sezione Configurazioni è possibile definire il nome del documento e sarà possibile definire la conservazione dei dati e il livello di firma elettronica; tramite un’apposita select è inoltre possibile associare il documento a una categoria DMS tra quelle configurate in Impostazioni > DMS > Categorie DMS. È poi disponibile un flag che consente di abilitare la conservazione digitale del documento.
Nella sezione dedicata alla firma della persona, è possibile selezionare dalla tendina il livello di firma, scegliendo tra FES o FEA, e definire la modalità di autenticazione richiesta per il firmatario.
Infine, è possibile abilitare anche la firma aziendale: in questo caso sarà necessario indicare il livello di firma (FES o FEA), la modalità di autenticazione del firmatario e selezionare il firmatario aziendale.
Tramite il bottone Rimuovi, avremo la possibilità di cancellare un Firmatario aziendale:
Se necessario, potremo ripetere l'operazione per altri documenti.Nella parte sottostante,alla sinistra di ogni documento troveremo diverse icone: la prima di esse,
, ed infine all’eliminazione tramite l’icona
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A destra, cliccando su Gestione campi, sarà possibile trascinare i campi visualizzati a destra nel documento mostrato a sinistra, permettendo così di completare i campi vuoti con le informazioni precedentemente inserite dalla persona. Il corretto posizionamento garantirà una compilazione precisa e coerente con i dati forniti.
Analogamente, sarà necessario indicare il punto in cui verrà apposta la firma digitale. Trascinando il campo Firma Persona sull'area desiderata del documento, la persona, al momento del clic, verrà automaticamente reindirizzato al servizio esterno per completare la firma digitale.
Completato questo step, chiudendo tramite il bottone posto in alto a destra Chiudi, avremo completato la nostra configurazione.Nel caso in cui il documento che abbiamo caricato sia un Contratto, sarà necessario aver creato i relativi campi nella sezione Impostazioni > Contratti > Struttura > Struttura campi contratto.
Quando inviteremo una persona alla compilazione di un workflow che contiene uno step di tipo Documento da firmare, sarà necessario aver precedentemente creato e configurato un Contratto.Durante la fase di invito, nel popup dedicato verrà richiesto di selezionare il contratto da associare. Una volta associato, il documento potrà essere compilato automaticamente tramite i campi di autocomplete, utilizzando le informazioni disponibili per l’utente invitato.
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Documento da visualizzare: Questo step consente di mostrare agli utenti un documento informativo all’interno del workflow, come ad esempio policy aziendali, linee guida o istruzioni operative.
Nella sezione Panoramica è possibile configurare:- Nome del modello: il titolo dello step, visibile durante l’esecuzione del workflow.
- Descrizione del modello: una breve spiegazione dello scopo del documento, utile per contestualizzare il contenuto mostrato
Nella sezione Istruzioni è possibile inserire un testo che verrà visualizzato all’utente durante lo step. Le istruzioni hanno lo scopo di guidare l’utente nella consultazione del documento, indicando eventuali azioni da compiere (ad esempio leggere attentamente, verificare informazioni o rivolgersi a un referente in caso di dubbi).
Questo tipo di step è puramente informativo e viene generalmente utilizzato per:
- condividere documentazione obbligatoria (es. policy aziendali, normative interne)
- fornire linee guida prima di uno step operativo
- garantire che l’utente sia correttamente informato prima di proseguire nel processo
Nel Tab 2 - Struttura sarà possibile caricare il file PDF da mostrare alla persona.
Basterà cliccare sull’apposito riquadro per selezionarlo oppure trascinarlo direttamente all’interno dell’area di caricamento.
Una volta inserito il file, verrà visualizzato un pop-up contenente le principali configurazioni:
il nome del documento caricato,una tendina per la selezione della categoria DMS, configurabile in Impostazioni > DMS > Categorie DMS;un flag per abilitare la conservazione digitale del documento.
Una volta definite le configurazioni del file, questo verrà visualizzato nella sezione sottostante.Nel caso si desideri caricare più documenti, sarà sufficiente ripetere l’operazione precedente: i file verranno aggiunti e mostrati in un elenco tabellare
Nella parte sottostante,alla sinistra di ogni documento troveremo diverse icone: la prima di esse,Sulla destra, cliccando su Gestione campi, sarà possibile associare i dati al documento: i campi disponibili verranno mostrati nella parte destra e potranno essere trascinati all’interno del documento visualizzato a sinistra. In questo modo sarà possibile compilare automaticamente i campi vuoti con le informazioni inserite in precedenza dalla persona.Un corretto posizionamento dei campi garantirà una compilazione precisa e coerente con i dati forniti.
Nel processo di creazione degli step di tipo Documento da firmare o Documento da visualizzare all’interno di Welcomin, è possibile sfruttare una funzionalità avanzata chiamata Document Composer.
Questa funzione consente di caricare un template di documento che verrà compilato automaticamente grazie a un sistema intelligente basato sui dati inseriti nei campi precedenti del flusso.