Il workflow rappresenta il percorso che la persona compie per fornire i dati necessari all’avvio del processo di assunzione. Questo percorso inizia dalla Pagina di Benvenuto ovvero la prima schermata su cui la persona approda per avviare la compilazione, e comprende tutti gli step predisposti per raccogliere le informazioni richieste e consentire la visualizzazione o la firma dei documenti necessari. Questo sistema contribuisce a ridurre i tempi di elaborazione, diminuire il rischio di errori e ottimizzare l’esperienza complessiva, sia per le persone coinvolte sia per l’organizzazione.
Per creare un workflow è necessario seguire alcuni passaggi iniziali. In quanto obbligatorie, è necessario creare le Divisioni che andranno poi associate ai workflow, accedendo a Impostazioni > Generale > Divisioni
Successivamente, bisogna configurare i campi relativi ai dati che verranno richiesti alle persone, accedendo a Impostazioni >Workflows> Struttura > Struttura campi workflow
Una volta definiti, tali dati dovranno essere attivati all’interno degli step del workflow tramite Step del workflow tramite Impostazioni > Workflows > Struttura > Step del workflow nnel caso di step di tipo Form; in questa sezione sarà inoltre possibile attivare anche tutte le altre tipologie di step che si desidera inviare alle persone.
Infine, è necessario creare la Pagine di benvenuto, ovvero le pagine iniziali su cui le persone verranno indirizzate, accedendo a Impostazioni > Workflows > Struttura > Pagine di benvenuto.
Dopo aver completato queste configurazioni preliminari, è possibile accedere alla sezione "Gestione Workflow > Worlflow" dalla sidebar e cliccare sul pulsante "Aggiungi" in alto a destra per crearne uno nuovo.
Si aprirà una pagina composta da due sezioni principali: Panoramica e Struttura.
All’interno della sezione Panoramica (Step1) sono disponibili le seguenti aree:
-
Generale
In questa sezione è necessario inserire il nome del workflow.
Questo campo è obbligatorio per poter procedere con la creazione. -
Informazioni aggiuntive
Qui è possibile inserire una descrizione del workflow.
La descrizione non sarà visibile alla persona e servirà a fornire maggiori internamente sull'uso del workflow -
Configurazioni
In questa sezione è possibile definire il numero di giorni dopo i quali il form passerà allo stato “In scadenza”.
Se necessario, è possibile impostare un valore predefinito accedendo al seguente percorso:
Impostazioni > Workflow > Scadenza predefinita -
Tracciamento
In questa sezione è possibile selezionare la divisione aziendale a cui associare il workflow, così da tracciarne correttamente l’appartenenza.
Nel tab Struttura (tab 2) andremo a definire la configurazione del nostro workflow; questo passaggio è facoltativo, infatti è possibile definire la pagina di benvenuto e gli step anche in un momento successivo.
Nella sezione dedicata alla pagina di benvenuto predefinita troveremo quella impostata in Impostazioni > Workflow > Struttura > Pagine di Benvenuto con il flag su Default.
Qualora volessimo invece selezionare una pagina diversa tra quelle precedentemente create nello stesso percorso, sarà sufficiente cliccare su “Cambia pagina di benvenuto”, posizionato sulla destra, e scegliere quella desiderata, che verrà impostata come pagina di default per il workflow.
Una volta selezionata per uno specifico workflow, nel popup di invito la pagina di benvenuto verrà automaticamente preselezionata; tramite l’apposita icona è inoltre possibile visualizzarne un’anteprima.
Nella parte sottostante si definiscono gli step che comporranno il workflow: cliccando su “Inserisci nuovo passaggio”
Una volta compilati i campi, è possibile salvare e completare la creazione del workflow oppure scegliere “Salva e inserisci nuovi step” per continuare ad aggiungerne altri.
Gli step inseriti saranno poi visibili in formato tabellare: la prima icona 
consente di trascinarli per modificarne l’ordine, mentre le altre icone permettono di modificarli
, eliminarli 
e visualizzarne un’anteprima
;
Nel caso in cui un workflows sia in uso, questo non potrà essere modificato o archiviato.
A seguire sono visibili il tipo di step e il titolo assegnato.
A seguire sono visibili il tipo di step e il titolo assegnato.
I tipi di Step possono essere:
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Contenuto
-
Form
-
Form profilo
-
Documento da visualizzare
-
Documento da firmare
Dopo aver inserito tutti gli step desiderati, cliccando su “Salva” in alto a destra si confermerà la creazione del workflow.
Dall’elenco dei workflow sarà possibile accedere alla modifica tramite l’icona
e all’archiviazione tramite l’icona 
;
L’icona 
consente di inviare direttamente il workflow:
Si apre infatti un popup in cui il workflow sarà già preselezionato, sarà necessario inserire la data di scadenza e verificare la pagina di benvenuto già impostata (obbligatoria e modificabile tramite tendina), per poi procedere alla selezione dei destinatari nella sezione sottostante e completare l’invio tramite il pulsante “Invia” in basso a destra.
L'icona 
consente di creare una copia del workflow esistente, permettendo ai recruiter di riutilizzarne la configurazione e velocizzare la creazione di nuovi processi di selezione.
Sempre dalla lista è possibile visualizzare un’anteprima del workflow appena creato tramite l'icona 
e bloccarlo tramite l’icona 
, impedendone così la modifica agli altri utenti aziendali, eccezion fatta per coloro che dispongono dei permessi necessari per sbloccarlo.
Nelle colonne della tabella vengono mostrati il tipo di workflow, il nome, l’ID, il numero di step, lo stato (attivo o meno), l’indicazione se sia in uso e le divisioni a cui è associato;
Lo stato del workflow sarà identificabile dal colore dello sfondo dell'icona:
| Questa icona identifica tutti i workflow presenti in tutti gli stati | |
| Questa icona identifica i nuovi workflow | |
| Questa icona identifica i workflow in corso, ovvero che sono stati inviati a delle persone per la compilazione | |
| Questa icona identifica i workflow che sono stati completati | |
| Questa icona identifica i workflow che sono stati rifiutati | |
| Questa icona identifica i workflow che sono scaduti | |
| Questa icona identifica i workflow che sono in scadenza | |
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Questa icona identifica i workflow che sono stati annullati
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L’icona 
posta in alto a destra, consente invece di filtrare i workflow in base al nome, al tipo di step contenuto e allo stato di utilizzo.
Infine, tramite il pulsante “Archivio” posizionato in alto a destra, è possibile visualizzare tutti i workflow archiviati.
Tramite l'icona è possibile ripristinare il workflow.
Anche in questa schermata l'icona ci permette di accedere ai filtri:
Una volta completata la configurazione, il workflow è pronto per essere utilizzato, inviato e monitorato, garantendo una gestione strutturata ed efficiente dei processi e migliorando l’esperienza sia per le persone coinvolte che per l’organizzazione.