All’interno di Welcomin, è possibile configurare con precisione il livello di firma richiesto per i documenti da sottoporre a firma digitale, garantendo così un controllo accurato sul valore legale e sulla sicurezza del processo. Questa funzionalità è particolarmente utile per adattare il workflow alle esigenze specifiche di ogni organizzazione, distinguendo tra documenti di natura più o meno sensibile.
Durante la creazione di un nuovo step di tipo documento da firmare, nel tab 2 - Documenti, dopo aver cliccato su Importa dal dispositivo, si aprirà una schermata che consente di caricare un file PDF, Doc o Docx.
In questa fase sarà possibile selezionare la Categoria documento associata e, soprattutto, determinare il livello di firma richiesto.
Welcomin offre due opzioni: FES (Firma Elettronica Semplice) e FEA (Firma Elettronica Avanzata).
Per entrambe i livelli di firma, è previsto la modalità di autenticazione del firmatario tramite OTP SMS: un messaggio con un codice verrà inviato alla persona e dovrà inserirlo affinchè venga verificata la sua identità.
La FES è una firma elettronica che non richiede strumenti di identificazione forti. Può consistere, ad esempio, in una spunta su una casella, un codice OTP ricevuto via SMS o un semplice click. È adatta a documenti non critici, come informative, consensi o conferme di lettura. Ha un valore legale limitato e, in caso di contestazione, la sua validità è soggetta a valutazione da parte di un giudice, che dovrà stabilire se le modalità di raccolta della firma garantivano l’identificabilità del firmatario e l’integrità del documento.
La FEA, invece, è una firma che garantisce un livello di sicurezza superiore. Si basa su un processo che consente di identificare in modo certo il firmatario, assicurando che il documento non sia stato modificato dopo la firma. Può includere l’uso di credenziali personali, autenticazione a due fattori e tracciabilità delle operazioni. È indicata per documenti con valore legale più rilevante, come contratti, lettere di incarico o documenti HR. Tuttavia, il suo utilizzo può essere soggetto a restrizioni normative, in base al tipo di documento e al contesto giuridico.
Questa distinzione consente di calibrare con precisione il livello di protezione e validità legale dei documenti gestiti nei workflow, migliorando l’efficienza e la conformità dei processi aziendali. Utilizzare correttamente i livelli di firma disponibili su Welcomin significa adottare un approccio consapevole e responsabile alla gestione documentale digitale, tutelando sia l’organizzazione che gli utenti coinvolti.