Documenti

Nel sistema Welcomin, la sezione Documenti rappresenta un punto centrale per la gestione e la consultazione di tutti i file associati alle persone presenti in piattaforma. Questa funzionalità è pensata per offrire una panoramica completa e dettagliata dei documenti caricati  sia dagli utenti aziendali che dalle persone stesse, visualizzati o firmati. Attraverso un’interfaccia intuitiva e strutturata, è possibile accedere rapidamente alle informazioni rilevanti, facilitando il lavoro quotidiano degli operatori e garantendo una tracciabilità precisa.

Accedendo al percorso Impostazioni > DMS > Categorie DMS, è possibile visualizzare una tabella che raccoglie tutte le informazioni relative alle categorie DMS.

La prima icona consente di modificare la categoria, mentre la seconda permette di eliminarla. Nella terza colonna troviamo indicato se la categoria è bloccata, ovvero modificabile solo da utenti con permessi specifici.

Nella quarta colonna troviamo il nome della categoria DMS con la possibilità di effettuare una ricerca dall'apposita barra, seguito da un’indicazione che stabilisce se il documento debba essere eliminato insieme alla cancellazione della persona. Infatti attraverso un apposito flag, è possibile definire se il documento debba essere mantenuto anche dopo la rimozione della persona dal sistema.

Per creare una nuova categoria, è sufficiente cliccare su Aggiungi categoria in alto a destra.

Nella schermata che si apre, si potrà definire se i documenti appartenenti a quella categoria debbano essere eliminati assieme alla persona oppure impostare i mesi di conservazione. In seguito, si inserisce il nome della nuova categoria, preferibilmente in tutte le lingue disponibili nell’installazione, per garantire coerenza e accessibilità multilingua.

All’interno della sezione Documenti, troveremo tutti i file caricati dalle persone, quelli caricati dagli utenti aziendali e quelli che le persone hanno visualizzato o firmato. I documenti sono organizzati in una tabella suddivisa in colonne, ciascuna delle quali fornisce un’informazione specifica.

Nella prima colonna è presente l’icona che consente di accedere all’anteprima del file. Nella seconda colonna è presente l'icona  che permette di eliminare il documento. La colonna successiva mostra un icona che ci fornisce un'anteprima grafica dello stato del documento, che ritroveremo nella sesta colonna:

Lo stato del documento può essere:

•   Caricato
•   Visualizzato
•   Firmato

Di seguito a questa icona troviamo il nome del file e al di sotto l'ID del documento e la categoria DMS a cui è stato associato, mentre nella colonna successiva viene specificato il contesto in cui il file è stato inserito: può trattarsi di un Workflow , di un Contratto , di un Form Profilo , rapporto di validazione dell'identità del firmatario aziendale , rapporto di validazione dell'identità del dipendente. Nella quinta colonna viene indicato il nome della persona a cui è associato.

Proseguendo, troviamo una colonna che indica lo stato del documento, ovvero se è stato firmato, visualizzato o semplicemente caricato e la data e la data in cui l'azione è stata effettuata.

 Nell'ultima colonna troveremo l'indicazione dello stato di conservazione:

• NON CONSERVABILE: Il documento non è stato indicato come eleggibile alla conservazione digitale, quindi non verrà trasmesso a CO.DI.
• CONSERVABILE: Il documento è stato indicato come eleggibile alla conservazione digitale ed è attualmente in attesa di essere trasmesso a CO.DI.
• CONSERVAZIONE IN CORSO: Il documento è stato trasmesso a CO.DI. e il processo di conservazione è in corso.
• CONSERVATO: Il processo di conservazione del documento lato CO.DI. è stato completato con successo.
• CONSERVAZIONE FALLITA: Il processo di conservazione del documento lato CO.DI. non è andato a buon fine.

Ogni colonna della tabella è filtrabile, permettendo così di effettuare ricerche mirate e rapide tra i documenti disponibili.

Cliccando sul nome del file, si viene reindirizzati a una pagina dedicata ai dettagli del documento. Oltre alle informazioni già visibili nella tabella, in questa sezione sono presenti anche i metadati: il nome del file, le dimensioni, la Categoria DMS associato lo Stato di conservazione e i dati relativi al Contesto.
Dal bottone posto in alto a destra, è possibile eliminare il documento:

Questi dati aggiuntivi sono fondamentali per garantire la conformità e la tracciabilità dei documenti all’interno del sistema.

La sezione Documenti di Welcomin è progettata per offrire una gestione semplice, ordinata e sicura dei file, contribuendo a migliorare l’efficienza operativa e la qualità del servizio offerto. Grazie alla sua struttura flessibile e alle numerose funzionalità, rappresenta uno strumento indispensabile per ogni organizzazione che desideri mantenere il controllo completo sulla documentazione aziendale.