Nel contesto di Welcomin, il termine Persona si riferisce al neoassunto, ovvero a colui o colei che è stato selezionato per entrare a far parte dell’azienda, ma non ha ancora iniziato ufficialmente il proprio percorso lavorativo. Questa figura viene coinvolta in una serie di attività preliminari che precedono il primo giorno di lavoro, con l’obiettivo di agevolare l’inserimento, semplificare le procedure amministrative e creare un primo contatto positivo con l’organizzazione.
Attraverso Welcomin, l’azienda può gestire in modo strutturato e digitale tutte le fasi che anticipano l’ingresso effettivo del nuovo collaboratore, come la raccolta di documenti, la condivisione di informazioni utili, la firma di contratti o la presentazione del team. Questo approccio consente di migliorare l’esperienza del neoassunto fin dal primo momento, rafforzando il senso di accoglienza e appartenenza.
Accedendo alla sezione Persone tramite la barra laterale, sarà possibile gestire tutti gli aspetti relativi alle persone in fase di preboarding.
La tabella mostra una serie di colonne e icone che facilitano la consultazione e la gestione dei dati.
Descrizione delle colonne
1. Nome e cognome
La prima colonna mostra nome e cognome della persona, accompagnati dall’indirizzo email.
Accanto al nome sono presenti anche le icone di modifica, eliminazione e invito a workflow.
2. Contratto
Qui viene visualizzato lo stato contrattuale della persona
3. Stato
Mostra lo stato del rapporto, evidenziato da un’etichetta colorata:
- In arrivo → il contratto inizierà in una data futura
- In forza → il contratto è attualmente attivo
- In sospeso → contratto presente ma non ancora attivo
- Terminato → il contratto si è concluso
4. Workflows
Indica il numero totale di workflow associati alla persona.
5. Sedi di lavoro
Mostra la sede di lavoro assegnata (se presente)
6. Divisioni
Riporta le divisioni aziendali di appartenenza
7. Professione / Funzione
Mostra la professione/funzione associata alla persona
Icone di azione (prima del nome)
Prima del nome della persona sono presenti tre icone che permettono di effettuare azioni rapide:
- Matita
→ consente di accedere alla modifica della scheda della persona.
- Cestino
→ permette di eliminare la persona dal sistema.
- Freccia/Invio
→ serve per invitare la persona a un nuovo workflow.
Cliccando sull’icona si apre la finestra per selezionare il workflow da avviare e compilare i campi richiesti:
Selezionando il box presente a sinistra di ciascuna persona, è possibile effettuare azioni massive, come ad esempio invitarle a un workflow oppure eliminarle dal sistema:
Cliccando sul nome della persona ,potremo accedere ai dettagli delle persone e visualizzare i dati inseriti.
Il profilo è composto da diverse schede. La prima scheda (tab) è dedicata ai Dettagli, dove è possibile visualizzare le informazioni anagrafiche della persona.
Nella parte superiore troveremo la sezione Informazioni account con l'indicazione dello username:
Al di sotto invece sono indicate le informazioni dell'account quali Nome, Cognome, Email personale e Numero di cellulare:
Proseguendo troviamo i Dati anagrafici la sezione Altre informazioni
Tutti i campi di queste tre categorie e le categorie stesse sono customizzabili accedendo al Form profilo nelle Impostazioni.
Infine, sempre nel tab Dettagli troviamo la sezione dove potremo assegnare delle divisioni alle persone.
All’interno della scheda della persona, la sezione Workflows presenta in modo chiaro e strutturato tutti i workflow associati all’utente selezionato.
Nella prima colonna viene riportato il nome del workflow, accompagnato dalle icone funzionali che permettono di eseguire azioni rapide: la prima icona consente di reinviare l’invito del workflow alla persona; la seconda icona
permette di cancellare l’invito già inviato; la terza icona
, apre una simulazione del workflow. Si tratta di un’anteprima interattiva che consente di navigare all’interno del processo e visualizzare tutti i dati inseriti dalla persona, così da avere una visione completa del contenuto del workflow.
Procedendo con le colonne del tab Workflow, troviamo la colonna dedicata allo stato, che mostra se il workflow è stato completato oppure se risulta ancora in corso; lo stato è evidenziato tramite un’etichetta colorata e affiancato dalla data in cui il workflow è stato inviato.
Procedendo nella lettura della tabella, la colonna del progresso visualizza la barra di avanzamento che rappresenta la percentuale di completamento del workflow, consentendo di verificarne immediatamente il livello di compilazione, come nel caso in cui il valore raggiunge il 100%.
Accanto al progresso è presente la colonna del mittente, che indica chi ha inviato il workflow alla persona. A seguire, la colonna Divisioni workflow mostra le divisioni aziendali coinvolte nel processo, come ad esempio “2 o più divisioni”.
Nella parte superiore destra della schermata è disponibile il pulsante Invita al workflow, utile per avviare un nuovo workflow per la persona selezionata. Quando necessario, è inoltre possibile sollecitare la compilazione mediante il comando Invia mail di sollecito, che invia automaticamente alla persona un promemoria relativo al workflow non ancora completato.
Nel Tab Contratti troveremo l'elenco dei Contratti stipulati con il candidato con i relativi dettagli:
Per aggiungere un contratto, sarà necessario cliccare su Aggiungi nuovo contratto posto in alto a destra: a questo punto si apriranno due schermate che compileremo con i dettagli relativi al contratto.
Nel Tab Identità potremo visualizzare se la persona abbia effettuato la verifica della sua identità ed eventualmente invia una richiesta di validazione o effettuarne una manualmente:
Dall'elenco delle persone sarà inoltre possibile visualizzare se la persona abbia attivato il proprio account: nel caso in cui non sia stato attivato troveremo l'indicazione vicino al nome.
Nella prima colonna visualizzeremo il nome della persona, l'indirizzo email e la professione. Cliccando sul nome della persona, verremo reindirizzati al profilo della stessa.
Nella seconda colonna troveremo la sede di lavoro del contratto. Nel caso siano presenti più contratti per la stessa persona, verranno visualizzati con un tooltip, mentre nel caso in cui non sia presente alcun contratto troveremo l'indicazione "nessuna sede di lavoro assegnata".
Nella colonna relativa allo Stato troveremo un'etichetta che indica se il candidato è In Arrivo, In Forza o Terminato. Nel caso non vi siano contratti, tale colonna rimarrà vuota.
La colonna relativa ai contratti, nel caso presentasse un solo dato, ci mostrerà il titolo del contratto, il tipo di contratto e la data di inizio e fine dello stesso, mentre nel caso siano presenti più contratti per la stessa persona, verranno visualizzati con un tooltip.
Infine troviamo l'indicazione del numero dei workflows ai quali è stato invitata la persona: cliccando sul numero verremo reindirizzati alla pagina del profilo della persona, nel tab Workflows.
Nell'ultima colonna sarà presente il pulsante che consente di invitare la persona a un Workflow. Cliccandolo, si aprirà una finestra in cui sarà possibile selezionare e definire il Workflow da inviare alla persona
Da questa schermata sarà inoltre possibile Importare le persone massivamente oppure creare una nuova persona utilizzando gli appositi bottoni posti in alto:
Selezionando l'opzione "Aggiungi", verrà visualizzata una finestra sul lato destro dello schermo.
In questa finestra sarà possibile inserire il nome, il cognome e l’indirizzo email della nuova persona.
Si può inoltre definire lo stato della persona e associarla a una divisione.
Gli stati disponibili sono:
- In forza → ha un contratto in essere
- In arrivo → il contratto ha una data di inizio futura
- Terminato → il contratto ha una data di fine antecedente a quella odierna
Premendo il pulsante "Salva", l'account della persona verrà generato automaticamente. Se, invece, si desidera creare l'account ed inviare contemporaneamente un invito a un workflow, sarà sufficiente cliccare sul pulsante "Salva e invita a workflow"
Quando una persona viene invitata a un workflow, riceverà una notifica contenente un link. Attraverso questo link, potrà impostare una password per attivare il proprio account e accedere alla sua area personale.
Nel caso in cui volessimo importare massivamente le persone potremo effettuare un Import tramite csv
Cliccando su Importa Persone, si aprirà una finestra che ci permetterà di caricare il file csv che si desidera importare oppure di scaricare il template che vi permetterà di avere una base dalla quale partire per generare correttamente il file csv da importare
Una volta caricato il file, il sistema importerà automaticamente le persone.
Come indicato nel messaggio, al termine dell’import riceverete una mail con l’esito dell’operazione, che evidenzierà eventuali errori riscontrati.