L’integrazione tra Welcomin e CO.DI. di Zucchetti rende la conservazione digitale dei documenti un processo sicuramente semplice e sicuro.
Grazie al servizio consolidato di Conservazione Zucchetti, è possibile archiviare qualsiasi tipologia di documento in conformità con la normativa vigente, eliminando gli archivi cartacei e digitalizzando i processi aziendali. La normativa sulla conservazione digitale è complessa e soggetta a frequenti aggiornamenti, ma Zucchetti semplifica la gestione delle attività necessarie, guidando l’utente passo dopo passo in operazioni intuitive e rapide.
Scegliere Zucchetti significa affidarsi a un partner solido e accreditato AgID, che garantisce la massima sicurezza anche nell’emissione di certificati di firma digitale e nell’apposizione di marche temporali.
Il servizio offre numerosi vantaggi: preserva l’integrità e la leggibilità dei documenti per il periodo previsto dalla legge, garantisce la tracciabilità delle operazioni, facilita l’esibizione dei documenti, assicura affidabilità nei processi e consente un notevole risparmio grazie all’eliminazione della carta.
Inoltre, è perfettamente integrato con Welcomin e con altri software Zucchetti, come quelli per la fatturazione elettronica, la gestione documentale e i gestionali aziendali, ed è compatibile con i sistemi IT già in uso.
Per configurare l’integrazione in Welcomin, è sufficiente accedere a Impostazioni > Sistemi esterni > Generale > Configurazione del sistema di conservazione digitale dove andrà attivata la conservazione digitale tramite CO.DI. :
Accedendo a Impostazioni > Sistemi esterni > Configurazione Sistemi di terze parti > Configurazione CO.DI., inserire il nome utente del proprio account CO.DI., la password e il codice fiscale dell’azienda.
Successivamente, nella sezione di creazione o modifica dei campi delle strutture, accedendo ai campi di tipo Documento, sarà visibile il flag “Abilita conservazione digitale”.
Attivando questo flag, ogni volta che una persona salverà un form contenente un documento in quel campo, il file verrà automaticamente inviato a CO.DI. per la conservazione.
Analogamente, negli step di tipo Documento da Firmare e Documento da Visualizzare, accedendo alla Tab 2 - Documenti, è possibile abilitare la conservazione digitale per un documento specifico. Questo può avvenire sia al momento dell’upload del file, sia cliccando sull’icona di modifica del documento già caricato. In entrambi i casi, sarà disponibile l’opzione per attivare la conservazione digitale, rendendo il documento conforme alle regole previste.
Una volta completato il workflow, il documento sarà inviato su CO.DI. per la conservazione digitale,
Infine, nella sezione Documenti, l’ultima colonna indicherà lo stato di conservazione, mostrando se il documento è stato correttamente archiviato su CO.DI.
Gli stati di conservazione in cui può trovarsi un documento sono:
- UNPRESERVABLE: Il documento non è stato indicato come eleggibile alla conservazione digitale, quindi non verrà trasmesso a CO.DI.
- PRESERVABLE: Il documento è stato indicato come eleggibile alla conservazione digitale ed è attualmente in attesa di essere trasmesso a CO.DI.
- PRESERVATION_IN_PROGRESS: Il documento è stato trasmesso a CO.DI. e il processo di conservazione è in corso.
- PRESERVED: Il processo di conservazione del documento lato CO.DI. è stato completato con successo.
- PRESERVATION_FAILED: Il processo di conservazione del documento lato CO.DI. non è andato a buon fine.
Grazie a questa integrazione, Welcomin offre un sistema di conservazione digitale che unisce semplicità, sicurezza e conformità, permettendo alle aziende di gestire i propri documenti in modo moderno, efficiente e affidabile.