L’integrazione tra Inrecruiting e Welcomin nasce con l’obiettivo di semplificare e ottimizzare la gestione dei candidati nelle fasi successive al recruiting, consentendo un flusso dati continuo e preciso tra i due sistemi. Inrecruiting, infatti, permette di raccogliere e organizzare in modo strutturato tutte le informazioni dei candidati durante il processo di selezione; Welcomin, dal canto suo, supporta la gestione amministrativa, documentale e di onboarding dei nuovi assunti. Collegando i due ambienti, diventa possibile trasferire automaticamente i dati già raccolti in fase di candidatura, evitando duplicazioni, errori di trascrizione e attività manuali spesso ripetitive.
Grazie a questa integrazione, i recruiter possono concentrarsi maggiormente sulle attività a valore aggiunto, mentre i team HR e amministrativi dispongono sin da subito delle informazioni necessarie per avviare i processi su Welcomin. Il trasferimento dei dati avviene tramite una mappatura dei campi configurabile direttamente da Inrecruiting, che consente di scegliere esattamente quali informazioni inviare e in quale campo di Welcomin dovranno essere inserite. Una volta completata la configurazione, l’invio dei candidati richiede solo pochi click e garantisce la coerenza dei dati tra i due sistemi.
L’integrazione rappresenta quindi uno strumento potente per migliorare la collaborazione interna, ridurre i tempi di gestione e assicurare un onboarding più fluido ed efficiente per i candidati.
Per abilitare questo flusso è necessario configurare correttamente la mappatura dei campi all’interno di Inrecruiting.
È sufficiente accedere a Impostazioni > Gestione processo > Struttura campi, selezionare il campo desiderato ed entrare nella modalità di modifica. All’interno della schermata dedicata, nella sezione Welcomin, è possibile scegliere dal menu a tendina il campo Welcomin da associare al campo corrispondente di Inrecruiting.
I campi che possono essere mappati ed esportati verso Welcomin includono:
- Nome
- Cognome
- Domicilio
- Residenza
- Comune di nascita
- Data di nascita
- Genere
- Numero di cellulare
- Codice fiscale
- Cittadinanza
- Cittadinanza multipla
- Appartenenza alle categorie protette
- Carta d’identità
- Passaporto
- Permesso di soggiorno
- Patente
- Ente di rilascio (per campi di tipo documento)
Nel caso di campi configurati come select è necessario mappare non solo il campo principale ma anche i singoli valori presenti nel menu. Questa operazione può essere effettuata direttamente dalla schermata di creazione o modifica del campo.
Per effettuare questa operazione è necessario cliccare su Welcomin in alto a destra:
A questo punto comparirà la seguente schermata dove andare ad associare il valore di Inrecruiting con quello di Welcomin:
Per quanto riguarda i campi di tipo documento (ad esempio carta d’identità, passaporto, patente, permesso di soggiorno), è importante sapere che, qualora venga caricato un file nel relativo campo, i sottocampi numero del documento, ente di rilascio, data di rilascio e data di scadenza sono obbligatori. Senza questi dati, il documento non potrà essere trasferito correttamente su Welcomin.
Anche gli enti devono essere mappati affinché la trasmissione avvenga senza errori.
Per procedere alla mappatura degli enti è necessario accedere al percorso Impostazioni > Campi personalizzabili > Candidati > Ente rilascio e successivamente cliccare in alto a destra sulla voce Welcomin
così da poter configurare correttamente la corrispondenza e completare la mappatura richiesta
Una volta completata correttamente la mappatura, nell’elenco della struttura campi comparirà l' icona , che indica che quel campo è collegato a Welcomin e che i dati in esso inseriti verranno inclusi nell’esportazione.
A questo punto sarà possibile inviare un candidato verso Welcomin accedendo al suo profilo e, tramite l’icona delle Azioni rapide, selezionare Invia a Welcomin.
Se il candidato risulta già inviato in precedenza, il sistema mostrerà un messaggio di avviso e chiederà conferma per procedere a un nuovo invio. In caso di reinvio, le informazioni presenti in Welcomin verranno aggiornate con i dati più recenti presenti su Inrecruiting.
È inoltre possibile identificare rapidamente tutti i candidati inviati a Welcomin tramite la ricerca specifica all’interno dell’ATS.
Accedendo a Candidati > Cerca > Ricerca semplice > Altri filtri e attivando il filtro Inviato a Welcomin impostandolo su “Sì”, verrà mostrato l’elenco completo dei candidati esportati almeno una volta.
I candidati inviati a Welcomin saranno riconoscibili dall'icona posta a fianco del suo nome sia nel profilo che negli elenchi dei candidati
L’integrazione tra Inrecruiting e Welcomin permette una gestione più efficiente del processo di selezione e onboarding, assicurando che i dati dei candidati vengano trasferiti in modo preciso e aggiornato. Configurare correttamente la mappatura dei campi è un passaggio fondamentale per garantire il corretto funzionamento del flusso. Una volta completata questa operazione, l’invio dei candidati diventa immediato e tracciabile.