L’integrazione tra Intiway e Welcomin nasce con l’obiettivo di semplificare e automatizzare il processo di preboarding dei lavoratori somministrati, migliorando la comunicazione tra i due sistemi e riducendo le attività manuali per i recruiter.
Intiway è la piattaforma dedicata alla gestione dei lavoratori somministrati: consente alle aziende di gestire in modo centralizzato i processi di inserimento, monitoraggio e amministrazione, garantendo conformità normativa e tracciabilità.
Per inviare un candidato a Welcomin, accedere al Curriculum del candidato in Intiway e aprire il tab Anagrafica. All'interno del riquadro Welcomin è disponibile il pulsante Invia a Welcomin.
Una volta completata correttamente l'operazione, viene generato e visualizzato il Codice Welcomin, un identificativo univoco che associa il candidato presente in Intiway alla corrispondente Persona creata in Welcomin.
Gli utenti Intiway possono monitorare gli inviti inviati attraverso la voce di menu Welcomin > Ricerca Inviti Welcomin, dove è disponibile l'elenco completo degli inviti presenti nel sistema.
È importante ricordare che uno stesso candidato può avere contemporaneamente più inviti attivi.
Per ogni invito viene mostrato lo Stato invito, che riflette l'avanzamento del relativo workflow in Welcomin.
La corrispondenza tra gli stati di Welcomin e quelli visualizzati in Intiway è la seguente:
| Stato in Welcomin | Stato invito in Intiway |
|---|---|
| Persona creata con stato "Non attivo" | Iscrizione creata ma non attiva |
| Workflow IN CORSO | Iscrizione in corso |
| Workflow RIFIUTATO dall'utente | Iscrizione annullata da parte dell'utente |
| Workflow COMPLETATO | Workflow completato/inviato |
| Workflow SCADUTO | Iscrizione scaduta |
| Workflow CANCELLATO/ANNULLATO dall'Utente Aziendale | Iscrizione eliminata/revocata dalla company |
| Workflow con stato aggiornamento invitato | Stato aggiornamento invitato |
Oltre alla ricerca generale, è possibile consultare tutti gli inviti associati a un singolo candidato direttamente dal tab Anagrafica del Curriculum, utilizzando il comando Visualizza inviti disponibile nel riquadro Welcomin.
La sincronizzazione dei dati provenienti da Welcomin viene gestita automaticamente dal sistema.
Nella colonna Stato conferma invito viene mostrato lo stato della sincronizzazione e il relativo colore viene aggiornato automaticamente a ogni variazione dello stato del workflow in Welcomin.
Quando il valore risulta Dati da confermare/rifiutare (evidenziato in giallo), l'utente Intiway deve verificare le informazioni ricevute.
Accedendo al dettaglio dell'invito, tutti i campi che presentano valori differenti tra Intiway e Welcomin vengono evidenziati in rosso.
Per ciascun dato è possibile scegliere tra le opzioni Conferma o Rifiuta:
- Conferma: i dati presenti in Intiway vengono aggiornati e sostituiti con quelli ricevuti da Welcomin.
- Rifiuta: i dati presenti in Intiway vengono mantenuti e le modifiche provenienti da Welcomin vengono scartate.
L'integrazione consente inoltre l'acquisizione automatica di alcuni documenti caricati o generati in Welcomin.
I documenti attualmente sincronizzabili sono:
- Documento d'Identità (Curriculum > Anagrafica)
- Modulo TFR (Curriculum > Anagrafica)
- Permesso di Soggiorno (Curriculum > Anagrafica 2)
Dal lato Welcomin, ogni volta che un candidato viene inviato da Intiway, viene creata automaticamente una nuova Persona all'interno del modulo Persone.
La Persona viene inizialmente contrassegnata con lo stato Non attivo e rimane in tale stato fino all'invio del primo workflow.
Nel profilo della Persona è presente il campo ID esterno Intiway, utile per identificare con certezza l'origine del record e il collegamento con il candidato presente in Intiway.
I seguenti dati vengono trasferiti automaticamente da Intiway e precompilano il profilo Persona in Welcomin:
- Nome
- Cognome
- Numero di cellulare
- ID Esterno Intiway
- Accordo firmato
- Riconosciuto per la firma digitale
- Genere
- Data di nascita
- Luogo di nascita (città e nazione)
- Cittadinanza
- Nazione che ha emesso il codice fiscale
- Codice fiscale
- Indirizzo di residenza
- Indirizzo di domicilio
- Stato civile
- Numero di figli a carico
- IBAN
- Tipo di pagamento
Quando l'Utente Aziendale Welcomin invia il primo workflow a una Persona proveniente da Intiway e ancora non attiva, il sistema invia automaticamente all'indirizzo e-mail registrato un invito alla registrazione.
Dopo aver completato la registrazione, l'utente attiva il proprio profilo Welcomin e può accedere all'Area Riservata Persona per visualizzare e completare i workflow assegnati.
I campi integrati con Intiway sono identificabili in Welcomin tramite l'apposita icona .
Questi campi rappresentano le informazioni che possono essere scambiate tra i due sistemi e sono consultabili nelle configurazioni delle strutture dati di Welcomin.
L'utente aziendale può decidere se includerli nei moduli e nei form compilabili richiesti alla Persona durante l'esecuzione dei workflow.
Eventuali modifiche apportate dall'utente durante la compilazione possono quindi essere sincronizzate verso Intiway al termine del workflow, consentendo un aggiornamento automatico e controllato delle informazioni anagrafiche.