Nota importante WhatsApp Business Platform è un servizio erogato da Meta ed è soggetto a policy, limiti, requisiti tecnici, pricing e condizioni operative che possono variare nel tempo. Alcune funzionalità, approvazioni, limiti e modalità di utilizzo dipendono esclusivamente da Meta.
Differenze tra WhatsApp Business e WhatsApp Business Platform
Qual è la differenza tra WhatsApp Business e WhatsApp Business Platform?
WhatsApp Business è un'app pensata principalmente per piccole attività che gestiscono le conversazioni direttamente da smartphone o desktop.
WhatsApp Business Platform (tramite API) è invece una piattaforma progettata per integrare WhatsApp all'interno di software aziendali come Inrecruiting, CRM, ATS, sistemi di customer care o chatbot.
Con WhatsApp Business:
- le conversazioni vengono gestite nell'app WhatsApp;
- gli operatori lavorano da smartphone o WhatsApp Web;
- le funzionalità di integrazione e automazione sono limitate.
Con WhatsApp Business Platform:
- le conversazioni vengono gestite direttamente dentro Inrecruiting;
- è possibile automatizzare notifiche, workflow e chatbot;
- più utenti aziendali possono lavorare sullo stesso canale;
- i messaggi possono essere integrati con dati, processi e automazioni dell'ATS.
Posso usare WhatsApp Business Platform dal telefono?
No. WhatsApp Business Platform non è un'app installabile sul telefono come WhatsApp o WhatsApp Business. Le conversazioni, le notifiche e le interazioni vengono gestite direttamente all'interno di Inrecruiting.
Questo significa che:
- recruiter e operatori lavorano dall'interfaccia di Inrecruiting;
- tutte le comunicazioni restano collegate ai candidati e ai processi di selezione;
- non è necessario usare smartphone aziendali per gestire le conversazioni.
Posso usare contemporaneamente WhatsApp Business e WhatsApp Business Platform sullo stesso numero?
No. Un numero di telefono può essere associato esclusivamente a uno dei due sistemi:
- WhatsApp / WhatsApp Business (app);
- WhatsApp Business Platform (API).
Quando un numero viene collegato a WhatsApp Business Platform, non può più essere utilizzato nell'app WhatsApp Business tradizionale.
Quanti numeri WhatsApp posso collegare?
Meta definisce i limiti sul numero massimo di sender (il numero WhatsApp aziendale registrato sulla piattaforma) configurabili per singolo WhatsApp Business Account (WABA).Questi limiti possono variare nel tempo in base alle policy Meta vigenti: verificare sempre la documentazione ufficiale Meta for Developers per i valori aggiornati.
L'utilizzo di più sender permette, ad esempio, di:
- usare numeri diversi per sedi o filiali;
- separare le comunicazioni tra differenti brand o società;
- dedicare numeri specifici a determinati processi o paesi.
Per esigenze che superano i limiti standard potrebbe essere necessario valutare configurazioni aggiuntive direttamente con Meta.
I recruiter ricevono notifiche sul telefono come con WhatsApp tradizionale?
No, non tramite l'app WhatsApp.
Le notifiche e le conversazioni vengono centralizzate in Inrecruiting. Questo approccio permette di:
- mantenere lo storico delle conversazioni collegato al candidato;
- evitare che le comunicazioni restino su telefoni personali;
- consentire la collaborazione tra più recruiter;
- migliorare tracciabilità e governance aziendale.
I candidati vedono differenze rispetto a WhatsApp normale?
No, dal punto di vista del candidato l'esperienza è molto simile a una normale conversazione WhatsApp.
Il candidato continua a:
- ricevere messaggi su WhatsApp;
- rispondere direttamente dalla propria app;
- interagire in modo semplice e immediato.
La differenza è lato azienda, dove le comunicazioni vengono gestite tramite Inrecruiting e integrate nei processi di recruiting.
Le conversazioni vengono salvate dentro Inrecruiting?
Sì. Le conversazioni WhatsApp gestite tramite WhatsApp Business Platform vengono collegate direttamente ai candidati e ai processi presenti in Inrecruiting. Questo consente di:
- mantenere uno storico centralizzato;
- migliorare collaborazione e continuità operativa;
- evitare perdita di informazioni tra recruiter e team.
Posso usare un numero fisso invece di un numero mobile?
Sì. WhatsApp Business Platform supporta sia numeri mobili sia numeri fissi, purché il numero:
- possa ricevere la verifica iniziale tramite SMS o chiamata vocale;
- non sia già utilizzato da un account WhatsApp attivo incompatibile con la configurazione API.
WhatsApp Business Platform ha costi diversi da WhatsApp Business?
Sì. Meta applica un modello di pricing per singolo messaggio template consegnato. I costi dipendono da:
- categoria del template (Utility, Marketing, Authentication);
- paese del destinatario (in base al prefisso telefonico).
Attualmente i messaggi liberi (non template) inviati all’interno della finestra di conversazione attiva sono gratuiti.
L’utilizzo tramite Inrecruiting può prevedere costi aggiuntivi legati al servizio e all’infrastruttura di integrazione. Per le tariffe aggiornate per paese e categoria, fare riferimento alla documentazione ufficiale Meta for Developers.
Come collegare Inrecruiting a WhatsApp Business Platform
Quali sono i requisiti per attivare WhatsApp Business Platform in Inrecruiting?
Per collegare Inrecruiting a WhatsApp Business Platform l'azienda deve disporre di:
- un Meta Business Manager aziendale (strumento Meta per gestire account business e autorizzare l'accesso alle API);
- un account Facebook con permessi di amministrazione sul Meta Business Manager aziendale;
- un numero di telefono dedicato da usare come sender WhatsApp;
- accesso alla ricezione del codice di verifica del numero (SMS o chiamata vocale).
È necessario avere già un account WhatsApp Business?
No. È possibile:
- utilizzare un nuovo numero dedicato;
- oppure migrare un numero già usato su WhatsApp Business verso WhatsApp Business Platform.
Attenzione: dopo la migrazione, il numero non sarà più utilizzabile nell'app WhatsApp Business tradizionale, e le conversazioni storiche presenti nell'app non verranno trasferite e verranno perse.
Quali sono i passaggi di attivazione?
Accesso alla configurazione da Inrecruiting
L'amministratore accede alla sezione dedicata all'integrazione WhatsApp all'interno di Inrecruiting e avvia la procedura guidata.
Login con account Meta/Facebook
Durante la configurazione sarà richiesto di accedere con un account Facebook autorizzato a gestire il Meta Business Manager aziendale.
Meta utilizza questo accesso per:
- Selezionare o creare il Business Manager
Se l'azienda possiede già un Meta Business Manager, sarà possibile selezionarlo. In caso contrario, Meta guiderà automaticamente nella creazione di un nuovo Business Manager.
NB: nonostante sia possibile in questa fase creare un nuovo Business Manager, verificare che l’azienda non ne abbia già uno. - Selezionare o creare il WABA (WhatsApp Business Account)
Se l’azienda possiede già un un WABA esistente, sarà possibile selezionarlo. se l’azienda ne ha già uno collegato al Business Manager. In caso contrario, Meta guiderà automaticamente nella creazione di un nuovo WABA.
In pratica, stai decidendo dove verrà registrato e gestito il numero WhatsApp e la comunicazione business. - Inserire il numero WhatsApp
L'azienda dovrà indicare il numero di telefono da collegare. Il numero può essere: mobile o fisso purché il numero:- possa ricevere la verifica iniziale tramite SMS o chiamata vocale;
- non sia già utilizzato da un account WhatsApp attivo incompatibile con la configurazione API.
- Verificare il numero
Meta invierà un codice di verifica tramite SMS o chiamata vocale. Il codice dovrà essere inserito nella procedura di configurazione. - Completare il collegamento
Una volta completata la verifica:- il numero verrà collegato a WhatsApp Business Platform;
- Inrecruiting potrà inviare e ricevere messaggi tramite API;
- le conversazioni saranno gestite direttamente dentro Inrecruiting.
- Selezionare o creare il Business Manager
Quanto tempo richiede l'attivazione?
Generalmente pochi minuti, se:
- il Business Manager è già disponibile;
- il numero è accessibile per la verifica;
- non ci sono limitazioni o verifiche aggiuntive richieste da Meta.
In alcuni casi Meta può richiedere verifiche aziendali supplementari che possono allungare i tempi.
È necessario verificare l'azienda con Meta?
Dipende dal livello di utilizzo e dalle policy applicate da Meta. Per alcune funzionalità o per aumentare i limiti di messaggistica, Meta può richiedere la Business Verification dell'azienda. La verifica può includere:
- ragione sociale;
- sito web aziendale;
- documentazione societaria;
- dominio email aziendale.
Se non verifichi l’azienda, le limitazioni principali sono:
- Limite iniziale basso di invio
Di norma parti con circa 250 conversazioni/business-initiated message verso utenti unici in 24 ore. Questo riguarda soprattutto i messaggi iniziati dall’azienda, ad esempio campagne, notifiche o template inviati per primi. - Numero di telefoni limitato
Un business non verificato può essere limitato a pochi numeri/sender, spesso 2 numeri, mentre un business verificato può aggiungerne di più a seconda del setup e del provider. - Maggiore rischio di restrizioni
Alcuni provider segnalano che gli account non verificati possono essere più soggetti a restrizioni, blocchi o disconnessioni, soprattutto se usati per volumi alti o campagne massive senza storico di qualità.
Cosa succede alle conversazioni dopo l'attivazione?
Tutte le conversazioni WhatsApp vengono gestite direttamente in Inrecruiting. Questo significa che:
- recruiter e utenti lavorano dall'ATS;
- le conversazioni restano collegate ai candidati;
- non è necessario utilizzare smartphone aziendali;
- lo storico delle comunicazioni rimane centralizzato.
È possibile collegare più numeri WhatsApp?
Sì. L'azienda può collegare più sender WhatsApp, ad esempio:
- per sedi differenti;
- per paesi diversi;
- per separare specifici processi o team.
Meta prevede limiti sul numero massimo di sender configurabili per Business Manager, soggetti a variazione nel tempo.
È possibile migrare un numero esistente da WhatsApp Business o scollegarlo in futuro?
Sì. Se il numero è ancora collegato all’app WhatsApp o WhatsApp Business App, prima va liberato/eliminato dall’app. In pratica, il numero non può essere contemporaneamente usato sull’app mobile e sulla WhatsApp Business Platform/API.
Attenzione: dopo la migrazione, il numero non sarà più utilizzabile nell'app WhatsApp Business tradizionale, e le conversazioni storiche presenti nell'app non verranno trasferite e verranno perse.
In futuro, un numero può anche essere rimosso, sostituito o migrato verso altre configurazioni supportate da Meta. Eventuali modifiche potrebbero richiedere una nuova verifica del numero.
Limiti, qualità e policy di WhatsApp Business Platform
Posso inviare messaggi WhatsApp liberamente come email o SMS?
No. WhatsApp Business Platform applica policy e controlli qualità molto rigorosi definiti da Meta. L'obiettivo della piattaforma è favorire comunicazioni utili, pertinenti e desiderate dagli utenti, limitando spam e utilizzi impropri.
Cosa sono i template WhatsApp e quali categorie esistono?
I template sono messaggi pre-approvati da Meta utilizzabili per iniziare una conversazione o ricontattare un utente dopo la scadenza della finestra di conversazione attiva (vedi FAQ dedicata).
Meta distingue tre categorie di template, con regole e costi differenti:
- Utility — notifiche operative direttamente collegate a un'azione dell'utente (es. conferma candidatura, reminder colloquio). Categoria raccomandata nel contesto recruiting.
- Marketing — comunicazioni promozionali o di ingaggio (es. campagne di employer branding). Soggette a regole di opt-in più stringenti e costi diversi.
- Authentication — messaggi con codici OTP per la verifica dell'identità.
Ogni template deve essere approvato da Meta prima dell'utilizzo, indipendentemente dalla categoria.
Attenzione: alla categorizzazione: Meta monitora attivamente i template approvati e può ricategorizzare automaticamente un template da Utility a Marketing se ne rileva contenuto promozionale, anche successivamente all’approvazione iniziale. Classificare correttamente i propri template fin dalla submission è essenziale per evitare variazioni di costo e interruzioni operative.
I template possono essere rifiutati da Meta?
Sì. Meta può rifiutare template:
- troppo promozionali o fuorvianti;
- poco chiari o non conformi alle policy;
- con linguaggio considerato spam;
- nella categoria sbagliata rispetto al contenuto effettivo.
In caso di rifiuto è possibile modificare e reinviare il template per approvazione.
Tutti i messaggi devono essere approvati da Meta?
No. I messaggi inviati all'interno di una conversazione attiva (entro 24 ore dall'ultimo messaggio del candidato) possono essere inviati liberamente, senza richiedere template pre-approvati.
I template approvati servono invece per:
- iniziare una nuova conversazione in uscita;
- ricontattare il candidato dopo oltre 24 ore dall'ultimo suo messaggio.
Cos'è la finestra di conversazione attiva (customer service window)?
Ogni volta che un candidato invia un messaggio all'azienda, si apre (o si riapre e prolunga) una finestra di 24 ore durante la quale è possibile rispondere liberamente, senza necessità di template pre-approvati.
Ogni nuovo messaggio in entrata del candidato azzera e riavvia il contatore delle 24 ore.
Dopo le 24 ore dall'ultimo messaggio ricevuto dal candidato:
- non è più possibile inviare messaggi liberi;
- è necessario utilizzare un template approvato da Meta per riprendere la conversazione.
Per questo motivo è consigliabile monitorare regolarmente le conversazioni aperte.
Nota sui costi: i messaggi liberi inviati dentro la finestra attiva sono gratuiti. I template Marketing, Utility e Authentication vengono addebitati per singolo messaggio anche se la finestra è aperta.
Esistono limiti iniziali sul numero di messaggi inviabili?
Sì. I nuovi account WhatsApp Business Platform partono generalmente con un limite iniziale di 250 utenti unici raggiungibili in 24 ore tramite messaggi business-initiated (messaggi inviati dall’azienda tramite template).
Il limite può essere incrementato attraverso tier progressivi:
• 2.000 destinatari unici / 24h
• 10.000 destinatari unici / 24h
• 100.000 destinatari unici / 24h
• Illimitato
I limiti si applicano esclusivamente ai messaggi business-initiated. I messaggi inviati all’interno di una finestra di conversazione attiva non rientrano nel conteggio.
I limiti vengono gestiti a livello di Business Portfolio. Tutti i numeri associati allo stesso Business Portfolio condividono il limite del numero con il limite di invio più alto.
Il passaggio al tier superiore avviene automaticamente in base a fattori come qualità della messaggistica, utilizzo del limite disponibile, storico di invio e rispetto delle policy Meta. In particolare, per lo scaling automatico viene spesso indicato il requisito di aver utilizzato almeno il 50% del limite corrente negli ultimi 7 giorni, mantenendo una qualità adeguata.
I valori esatti, i criteri di scaling e le modalità operative sono soggetti a variazione nel tempo: fare sempre riferimento alla documentazione ufficiale Meta for Developers e il pannello WhatsApp Manager > Messaging Limits.
Meta controlla la qualità dei messaggi inviati?
Sì. Meta monitora costantemente:
- tasso di blocco del numero;
- segnalazioni spam;
- qualità percepita delle comunicazioni;
- frequenza dei messaggi;
- pertinenza dei contenuti.
Una qualità bassa può ridurre i limiti di invio o causare restrizioni temporanee o permanenti sull'account.
Cosa succede se molti utenti bloccano il numero WhatsApp?
Se un sender (numero WhatsApp aziendale) riceve molti blocchi, segnalazioni spam o feedback negativi, Meta può:
- ridurre la possibilità di scalare verso tier di messaggistica superiori;
- limitare alcune funzionalità;
- nei casi più gravi, sospendere il sender.
Meta monitora la qualità del sender nel tempo. Una qualità bassa può impedire la scalabilità verso tier superiori e, in alcuni casi, comportare restrizioni operative. È consigliabile verificare il comportamento attuale sulla documentazione ufficiale Meta for Developers, poiché le modalità di gestione della qualità sono soggette ad aggiornamento. È quindi nell’interesse dell’azienda mantenere sempre alta la qualità delle comunicazioni.
Se un sender viene limitato o bloccato, gli altri numeri aziendali vengono coinvolti?
Non necessariamente. Meta monitora qualità e reputazione principalmente a livello del singolo sender. Eventuali limitazioni possono riguardare solo il numero che ha generato problematiche.
Tuttavia, in presenza di violazioni gravi, ripetute o distribuite su più sender, Meta può applicare restrizioni più estese che coinvolgono:
- più numeri WhatsApp;
- l'intero account WhatsApp Business;
- il Meta Business Manager associato.
Sebbene la qualità venga monitorata principalmente sul singolo numero, Meta può valutare anche il comportamento complessivo del portfolio in caso di violazioni delle policy.
Per questo motivo è importante mantenere elevata la qualità delle comunicazioni su tutti i sender utilizzati.
È possibile inviare messaggi marketing o promozionali?
Sì, ma solo nel rispetto delle policy Meta e delle normative privacy applicabili (es. GDPR).
Importante: i template di categoria Marketing richiedono che il destinatario abbia espresso un opt-in esplicito a ricevere questo tipo di comunicazioni. L'invio di messaggi marketing senza opt-in costituisce una violazione delle policy Meta e può comportare restrizioni all'account.
Nel contesto recruiting è consigliabile utilizzare WhatsApp principalmente per:
- comunicazioni operative (categoria Utility);
- aggiornamenti di selezione;
- reminder;
- supporto ai candidati;
- workflow conversazionali utili.
Le aziende possono perdere l'accesso a WhatsApp Business Platform?
Sì. Meta può limitare o sospendere account che:
- violano le policy;
- inviano spam;
- ricevono molti feedback negativi;
- utilizzano contenuti non consentiti;
- tentano pratiche considerate abusive.
Quali sono le buone pratiche consigliate per mantenere alta la qualità del sender?
Per preservare la reputazione del sender e mantenere i limiti di invio è consigliabile:
- inviare messaggi realmente utili e contestuali al processo di recruiting;
- limitare la frequenza delle comunicazioni ed evitare invii massivi non pertinenti;
- utilizzare la categoria template corretta (Utility per comunicazioni operative, non Marketing);
- usare un linguaggio chiaro, coerente e non commerciale;
- rispondere rapidamente ai candidati per mantenere aperta la finestra di conversazione;
- verificare che i destinatari abbiano fornito il consenso adeguato prima di ricevere comunicazioni.
Inrecruiting può garantire che Meta approvi template o mantenga invariati i limiti?
No. L'approvazione dei template, i limiti di invio e le policy operative dipendono esclusivamente da Meta e possono variare nel tempo.
Inrecruiting fornisce l'integrazione tecnica con WhatsApp Business Platform ma non controlla le decisioni operative della piattaforma Meta.
È consigliabile usare WhatsApp come unico canale di comunicazione con i candidati?
No. WhatsApp è molto efficace per migliorare engagement e rapidità di risposta, ma è consigliabile integrarlo con altri canali aziendali come:
- email;
- ATS (Inrecruiting);
- portale candidato;
- SMS (dove necessario).
L'affidamento esclusivo a un singolo canale di terze parti espone l'azienda a rischi operativi in caso di modifiche o interruzioni del servizio Meta.
Aspetti operativi e considerazioni importanti
Il numero WhatsApp deve essere dedicato?
È fortemente consigliato. Poiché il numero collegato a WhatsApp Business Platform non può più essere utilizzato nell'app WhatsApp tradizionale, è consigliabile usare:
- un numero dedicato al recruiting;
- oppure un numero aziendale specifico per le comunicazioni HR.
Questo facilita:
- governance delle comunicazioni;
- continuità operativa;
- gestione multiutente;
- separazione tra uso personale e aziendale.
È possibile usare lo stesso numero per più software contemporaneamente?
No. Un numero associato a WhatsApp Business Platform può essere collegato a una sola integrazione attiva alla volta. Se il numero viene migrato verso un'altra piattaforma o provider, le integrazioni precedenti smetteranno di funzionare e potrebbe essere necessaria una nuova configurazione.
I candidati possono chiamare il numero WhatsApp?
Dipende dal numero utilizzato e dalla configurazione aziendale. WhatsApp Business Platform è progettato principalmente per messaggistica testuale e conversazionale. Le chiamate vocali WhatsApp non fanno parte delle funzionalità standard integrate in Inrecruiting.
I messaggi vengono salvati da Meta?
Meta e i provider tecnologici (BSP, Business Solution Provider) coinvolti nell'erogazione del servizio possono trattare temporaneamente alcuni dati tecnici necessari al funzionamento della piattaforma, secondo le proprie policy e condizioni di servizio.
Le aziende devono valutare l'utilizzo del servizio nel rispetto delle normative privacy applicabili (es. GDPR) e delle proprie policy aziendali. In particolare, si raccomanda di verificare l'esistenza di un Data Processing Agreement (DPA) adeguato con i provider coinvolti, e di definire policy interne di data retention per i messaggi archiviati in Inrecruiting.
Cosa succede se un recruiter risponde dopo molte ore o giorni?
Se sono trascorse oltre 24 ore dall'ultimo messaggio del candidato, la finestra di conversazione attiva è scaduta. In tal caso:
- non sarà più possibile inviare un messaggio libero;
- sarà necessario utilizzare un template approvato da Meta per riprendere il contatto.
Per questo motivo è consigliabile monitorare regolarmente le conversazioni aperte e rispondere tempestivamente.
Posso inviare messaggi automatici a migliaia di candidati contemporaneamente?
Tecnicamente sì, ma con le dovute cautele. Invii massivi poco pertinenti, troppo frequenti o percepiti come spam possono peggiorare la qualità del sender e causare limitazioni da parte di Meta.
È inoltre necessario rispettare i tier di invio giornaliero assegnati da Meta al proprio account (vedi FAQ sui limiti di messaggistica). Superare i limiti non è possibile unilateralmente.
È consigliabile utilizzare WhatsApp per comunicazioni contestuali, rilevanti e utili per il candidato.
È possibile personalizzare i messaggi?
Sì. I template e i messaggi automatici possono includere variabili dinamiche come:
- nome del candidato;
- posizione lavorativa;
- data e ora del colloquio;
- sede;
- recruiter di riferimento.
Le variabili devono essere dichiarate nella struttura del template al momento della submission a Meta. Per ciascuna variabile è obbligatorio includere un valore di esempio per indicarne lo scopo previsto.
In caso di uso differente rispetto a quello previsto Meta si riserva il diritto di bloccare il Template.
È necessario il consenso del candidato?
L'azienda è responsabile di utilizzare WhatsApp nel rispetto delle normative privacy applicabili (in particolare il GDPR), delle policy Meta e delle proprie basi giuridiche.
Importante: le policy Meta richiedono già che i destinatari di messaggi di tipo Marketing abbiano fornito opt-in esplicito a ricevere questo tipo di comunicazioni. Indipendentemente dalla categoria di template, le aziende devono disporre di una base giuridica adeguata per contattare i candidati tramite WhatsApp e informarli chiaramente sull'utilizzo di questo canale nel processo di recruiting. Si raccomanda di consultare il proprio DPO (Data Protection Officer) per la valutazione della base giuridica applicabile.
Sicurezza, operatività e gestione del servizio
Cosa succede se il numero viene disattivato o scade?
Se il numero telefonico associato a WhatsApp Business Platform viene disattivato, perso, rimosso dal WABA, non è più sotto il controllo dell’azienda o non può più ricevere verifiche via SMS/chiamata, il servizio WhatsApp potrebbe smettere di funzionare correttamente o richiedere una nuova configurazione, verifica o registrazione.
Il semplice cambio operatore non è normalmente un problema, purché il numero resti attivo, invariato e sotto il controllo dell’azienda.
È quindi importante che l’azienda mantenga il controllo operativo e amministrativo del numero utilizzato, ne verifichi periodicamente la validità e si assicuri che possa ricevere eventuali codici OTP o chiamate di verifica.
Chi deve essere proprietario del numero WhatsApp?
È consigliabile che il numero:
- sia intestato all'azienda;
- non dipenda da singoli dipendenti;
- sia gestito centralmente dall'organizzazione.
Questo evita criticità in caso di cambio di personale, cessazione dei rapporti, perdita degli accessi o riorganizzazioni interne.
Chi è proprietario dell'account WhatsApp Business Platform?
L'account WhatsApp Business Platform e i relativi numeri WhatsApp restano associati al Business Manager dell'azienda cliente. Inrecruiting fornisce l'integrazione tecnica con la piattaforma, ma la proprietà del Business Account WhatsApp rimane dell'azienda configurata su Meta.
Questo consente all'azienda di:
- mantenere il controllo dei propri sender;
- gestire autonomamente il Business Manager;
- eventualmente migrare integrazioni o provider in futuro.
Nota: in caso di cessazione del contratto con Inrecruiting, l'azienda mantiene la proprietà del Business Manager Meta e dei numeri registrati, ma dovrà procedere a una nuova integrazione con un altro provider o piattaforma. I template approvati da Meta restano associati all'account Business e possono in linea generale essere riutilizzati, ma è consigliabile verificare le condizioni specifiche con Meta.
È possibile cambiare provider o integrazione in futuro?
Sì. WhatsApp Business Platform non vincola permanentemente l'azienda a uno specifico software o provider. Tuttavia, eventuali migrazioni possono richiedere:
- riconfigurazioni tecniche;
- nuova verifica del numero;
- riconnessione delle integrazioni;
- possibili attività aggiuntive legate al trasferimento del numero tra provider.
Le conversazioni WhatsApp sono cifrate?
WhatsApp utilizza meccanismi di cifratura per proteggere i messaggi durante la trasmissione tra utenti e piattaforma.
Nel contesto di WhatsApp Business Platform, tuttavia, i messaggi vengono elaborati anche da sistemi server-side e da provider tecnologici autorizzati da Meta (BSP — Business Solution Provider) per consentire l’erogazione delle funzionalità API aziendali.
Questi soggetti possono trattare i contenuti dei messaggi per finalità tecniche e operative legate all’erogazione del servizio, secondo le rispettive policy e condizioni contrattuali.
Le aziende devono quindi valutare attentamente:
- la tipologia e la sensibilità dei dati condivisi tramite WhatsApp;
- le proprie policy privacy interne e gli obblighi normativi applicabili (es. GDPR);
- i processi di conservazione, accesso e cancellazione delle informazioni;
- gli accordi contrattuali e i Data Processing Agreement (DPA) con i provider coinvolti.
È consigliabile inviare dati sensibili tramite WhatsApp?
È consigliabile utilizzare WhatsApp principalmente per comunicazioni operative e informative. Data l'architettura della piattaforma (vedi FAQ sulla cifratura), l'azienda dovrebbe valutare con attenzione l'invio di:
- dati particolarmente sensibili (es. categorie particolari ai sensi del GDPR);
- documentazione riservata;
- informazioni soggette a particolari vincoli normativi o interni.
Più recruiter possono usare contemporaneamente lo stesso sender?
Sì. Uno dei principali vantaggi di WhatsApp Business Platform integrato in Inrecruiting è la gestione centralizzata e multiutente. Più recruiter possono:
- vedere le conversazioni;
- collaborare sullo stesso candidato;
- operare senza dipendere da un singolo smartphone.
Questo garantisce continuità operativa anche in caso di assenza o turnover del personale.
Cosa succede se un recruiter lascia l'azienda?
Le conversazioni restano all'interno di Inrecruiting e non su dispositivi personali. Questo garantisce:
- continuità operativa;
- tracciabilità;
- governance aziendale;
- conservazione dello storico delle comunicazioni.
È possibile usare chatbot o automazioni AI?
Sì. WhatsApp Business Platform supporta chatbot, workflow automatici, integrazioni API, automazioni conversazionali e sistemi AI. Le funzionalità disponibili dipendono dall'evoluzione delle integrazioni abilitate in Inrecruiting.
Meta può modificare policy, pricing o limiti nel tempo?
Sì. Meta può modificare nel tempo:
- policy operative e categorie template;
- limiti di utilizzo e tier di messaggistica;
- regole qualitative;
- pricing del servizio.
Tali modifiche dipendono esclusivamente da Meta e possono avere impatti sull'utilizzo della piattaforma. È consigliabile monitorare periodicamente la documentazione ufficiale Meta for Developers.
Perché WhatsApp Business Platform richiede un approccio più strutturato rispetto a WhatsApp tradizionale?
Perché non si tratta di una semplice applicazione di messaggistica, ma di una piattaforma enterprise integrata nei processi aziendali. Questo comporta aspetti aggiuntivi legati a:
- governance e proprietà degli account;
- sicurezza e compliance normativa;
- reputazione del sender e qualità delle comunicazioni;
- gestione multiutente e continuità operativa;
- integrazione con workflow e sistemi HR;
- dipendenza da policy e decisioni di una piattaforma di terze parti (Meta).
Conversazioni e interazioni con i candidati
I candidati possono scrivere direttamente al numero WhatsApp aziendale?
Sì. Un numero collegato a WhatsApp Business Platform può ricevere messaggi spontanei dai candidati, anche senza che l'azienda abbia inviato prima una comunicazione. Ad esempio, un candidato può:
- scrivere direttamente al numero WhatsApp aziendale;
- rispondere a un messaggio ricevuto;
- chiedere informazioni sullo stato della candidatura;
- inviare documenti o allegati;
- continuare una conversazione già esistente.
Le conversazioni ricevute vengono gestite direttamente all'interno di Inrecruiting.
Il candidato vede un normale contatto WhatsApp?
Sì. Dal punto di vista del candidato, il numero funziona come un normale account WhatsApp Business. Il candidato può:
- salvare il numero in rubrica;
- avviare una conversazione;
- inviare messaggi;
- allegare contenuti supportati da WhatsApp.
È possibile ricevere file e allegati dai candidati?
Sì. I candidati possono inviare contenuti supportati da WhatsApp come:
- immagini;
- PDF;
- documenti;
- messaggi vocali;
- video.
La disponibilità e gestione dei contenuti può dipendere dalle policy Meta, dai limiti dimensionali e dalle funzionalità abilitate in Inrecruiting.
È possibile limitare chi può scrivere al numero?
No, non in modo nativo tramite WhatsApp. Come per un normale numero WhatsApp, qualsiasi utente che conosce il numero può potenzialmente inviare un messaggio. Per questo motivo è consigliabile:
- usare numeri dedicati al recruiting;
- definire processi interni di gestione delle conversazioni;
- evitare la pubblicazione non controllata del numero quando non necessario.
Cosa succede se un candidato scrive fuori orario o nei weekend?
I messaggi vengono comunque ricevuti da Inrecruiting. L'azienda può:
- rispondere manualmente negli orari lavorativi;
- utilizzare messaggi automatici di risposta fuori orario;
- configurare workflow o chatbot;
- gestire le conversazioni negli orari desiderati.
È possibile ricevere spam o messaggi non pertinenti?
Sì. Come qualsiasi numero WhatsApp pubblico, anche un sender WhatsApp Business Platform può ricevere spam, messaggi errati o contatti non pertinenti. È consigliabile adottare processi interni di monitoraggio e gestione delle conversazioni.