Al fine di rendere più efficiente il processo di selezione, Inrecruiting introduce Conversa PreScreen, l’assistente intelligente che parla con i tuoi candidati per raccogliere tutte le informazioni che non emergono dal CV.
Con Conversa PreScreen puoi automatizzare i colloqui di pre-screening, mantenendo sempre al centro l’esperienza del candidato e il controllo umano nel processo di selezione.
L’AI Vocal Agent gestisce in autonomia un vero colloquio vocale o testuale (per chi non può o non desidera parlare), ponendo domande mirate e personalizzabili dal recruiter per:
- Raccogliere informazioni aggiuntive non presenti nel CV
- Approfondire le competenze hard e soft più rilevanti per l’annuncio
- Valutare la conoscenza linguistica del candidato, dialogando nella lingua e al livello richiesto
- Confermare requisiti chiave come disponibilità a viaggiare, turni o orari specifici
Di seguito troverai informazioni relative a:
- Configurazioni
- Gestione degli Inviti al Colloquio di Pre-Screening
- Svolgimento del Colloquio di Pre-screening
- Generazione e consultazione della reportistica
- Invalidazione e cancellazione dei dati del Colloquio Pre-screening
Configurazioni
Permessi utenti
Dalla sezione Impostazioni > Impostazioni generali > Gestione ruoli aziendali > Annunci è disponibile il permesso “Generazione colloqui pre-screening” che permette di accedere alla sezione di configurazione di un nuovo colloquio di pre-screening in fase di pubblicazione/modifica di un annuncio.
NB: tale permesso sarà assegnato di default agli utenti "Administrator".
Gli inviti e le informazioni relative ai colloqui di pre-screening sono visibili solo agli utenti che dispongono del permesso Visualizza le informazioni di pre‑screening e invia inviti di pre‑screening ai candidati attivabile sempre da Impostazioni > Impostazioni generali > Gestione ruoli utenti aziendali.
Configurazione del Colloquio Pre-screening
In fase di creazione/modifica di un annuncio, per gli utenti a cui è stato assegnato il permesso indicato nel paragrafo precedente, sarà disponibile un Tab. "Pre-screening", che permette di accedere alle configurazioni generali del colloquio di pre-screening da inviare ai candidati.
Cliccando sul pulsante "Attiva lo strumento di pre-screening" sarà possibile accedere al dettaglio delle seguenti configurazioni:
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Lingua del colloquio di pre-screening: la lingua di default del colloquio (a scelta tra le lingue seguenti: africano, azero, bosniaco, bulgaro, cinese (mandarino/cantonese), croato, ceco, danese, olandese, inglese, estone, finlandese, francese, tedesco, greco, hindi, ungherese, islandese, indonesiano, italiano, giapponese, kazako, coreano, lettone, lituano, macedone, malese, marathi, nepalese, norvegese, polacco, portoghese, rumeno, russo, serbo, slovacco, sloveno, spagnolo, swahili, svedese, tagalog/filippino, tamil, thailandese, turco, ucraino e vietnamita; di default verrà pre-impostata la lingua di navigazione dell'utente che sta effettuando le configurazioni).
NB: è possibile impostare la voce "A scelta del candidato" per permettere ai candidati di selezionare la lingua di proprio interesse tra un elenco proposto.
La trascrizione viene generata sulla base della lingua effettivamente riconosciuta dal sistema durante l’intervista, che deve corrispondere a quella selezionata da o per il candidato. Se le due lingue non coincidono, la qualità della trascrizione può risultare compromessa: ad esempio, scegliendo l’italiano ma parlando francese, il sistema potrebbe non produrre alcuna trascrizione oppure generare termini errati, scambiando alcune parole francesi per italiane. -
Stile comunicativo: è possibile scegliere la voce che sarà utilizzata da Conversa pre-screening per porre le domande al candidato scegliendole dall'elenco. E' possibile scegliere tra 5 voci maschili, 5 femminili: il tag "Tono di voce suggerito"
consiglierà lo stile comunicativo da utilizzare. E' possibile inoltre ascoltare un'anteprima della voce
NB: è possibile impostare la voce di default di tali messaggi dalla sezione Impostazioni > Inda conversa > Impostazioni Conversa PreScreen.
- Domanda sulle lingue straniere: consente di specificare le lingue in cui si desidera porre alcune domande ai candidati, al fine di valutare le loro competenze linguistiche (facoltativo; a scelta tra le lingue seguenti: africano, azero, bosniaco, bulgaro, cinese (mandarino/cantonese), croato, ceco, danese, olandese, inglese, estone, finlandese, francese, tedesco, greco, hindi, ungherese, islandese, indonesiano, italiano, giapponese, kazako, coreano, lettone, lituano, macedone, malese, marathi, nepalese, norvegese, polacco, portoghese, rumeno, russo, serbo, slovacco, sloveno, spagnolo, swahili, svedese, tagalog/filippino, tamil, thailandese, turco, ucraino e vietnamita.).
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Durata del colloquio di pre-screening (minuti): la durata massima del colloquio.
NB: in base alla durata impostata il sistema genererà un numero massimo di domande da sottoporre ai candidati in fase di colloquio. -
Messaggi chat personalizzati: è possibile personalizzare il Messaggio introduttivo della chat e il Messaggio conclusivo della chat ovvero i messaggi che compariranno ai candidati all'inizio e al termine del colloquio di prescreen.
NB: è possibile impostare i testi di default di tali messaggi dalla sezione Impostazioni > Inda conversa > Impostazioni Conversa PreScreen.
Dopo aver completato le configurazione generali, cliccando sul pulsante “Genera domande” sarà possibile generare automaticamente il contenuto del colloquio: questo include sia le domande da porre al candidato sia le categorie di analisi utilizzate per organizzare le informazioni raccolte.
NB: le domande vengono generate automaticamente sulla base del testo dell’annuncio inserito dall’utente aziendale, utilizzando il titolo e la job description per creare contenuti pertinenti al ruolo e al contesto della selezione.
Le domande sono pensate per guidare la conversazione e approfondire aspetti specifici, come la disponibilità a determinati turni o l’esperienza lavorativa pregressa.
Le categorie di analisi, invece, servono a strutturare il report finale raggruppando i dati in aree tematiche rilevanti. Ogni categoria rappresenta un ambito specifico di analisi e permette all’algoritmo di interpretare le risposte secondo dei parametri chiari e coerenti, che garantiscono consistenza, trasparenza, coerenza e ripetibilità nell’analisi. Ciascuna categoria dovrebbe essere definita con un nome chiaro e una descrizione precisa che spieghi cosa deve essere analizzato e perché è rilevante, e avere almeno una domanda esplicita collegata al requisito da verificare. In questo modo il sistema può mappare ogni risposta alla categoria corretta e generare un’analisi accurata e comprensibile dell’idoneità del candidato rispetto alla categoria stessa.
Una volta generato il contenuto, sarà possibile rivedere, modificare o eliminare sia le domande che le categorie.
NB: il numero di domande dipende dalla durata del colloquio impostata in fase di configurazione iniziale.
Conversa PreScreen potrebbe tuttavia aggiungere delle domande di follow-up rispetto a quelle configurate, per chiedere maggiori dettagli al candidato (Es: risposta reticente).
Dopo aver completato e personalizzato il contenuto, è possibile confermare la configurazione cliccando sul pulsante “Conferma e blocca”.
Da questo momento, domande e categorie non potranno più essere modificate: questa scelta garantisce che il colloquio inizi con contenuti definitivi e coerenti, mantenendo tracciabilità e comparabilità tra i report.
Dalla sezione Configurazioni è infine possibile definire le seguenti informazioni:
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Abilita l’invito al colloquio in base all'associazione dello stato annuncio al candidato: se abilitato, il sistema propone l'invio degli inviti in modo automatico all'assegnazione di determinati "Stati annuncio" nella pipeline.
NB: nel menu a tendina saranno visibili solamente gli Stati annuncio in cui questa funzionalità è stata abilitata nelle configurazioni della Hiring Pipeline. -
Invito al colloquio pre-screening (Notifica a schermo): il testo di benvenuto all'intervista di pre-screening, che accoglie il candidato e ne contestualizza l’esperienza (testo personalizzabile).
NB: è possibile personalizzare il messaggio di default dalla sezione Impostazioni > Messaggi > Annunci > Invito al colloquio pre-screening (Notifica a schermo) -
Messaggio di ringraziamento per il colloquio di pre-screening (Notifica a schermo): il testo conclusivo della chat, che ringrazia il candidato (testo personalizzabile).
NB: è possibile personalizzare il messaggio di default dalla sezione Impostazioni > Messaggi > Annunci > Messaggio di ringraziamento per il colloquio di pre-screening (Notifica a schermo) -
Template email di invito al colloquio di pre-screening: il testo dell'email che verrà inviata ai candidati invitati al colloquio di pre-screening (testo personalizzabile).
NB: è possibile personalizzare il messaggio di default dalla sezione Impostazioni > Messaggi > Annunci > Invito al colloquio di pre-screening (Email)
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Template messaggi chat personalizzati : i testi del messaggio introduttivo predefinito della chat e il messaggio conclusivo predefinito della chat
NB: è possibile personalizzare il messaggio di default dalla sezione Impostazioni > Inda conversa> Impostazioni Conversa PreScreen
Gestione degli Inviti al Colloquio Pre-screening
⚠️ N.B Gli inviti e le informazioni relative ai colloqui di pre-screening sono visibili solo agli utenti che dispongono del permesso Visualizza le informazioni di pre‑screening e invia inviti di pre‑screening ai candidati attivabile da Impostazioni > Impostazioni generali > Gestione ruoli utenti aziendali.
Invito manuale
L’invio manuale degli inviti può avvenire direttamente dal Tab. “Registrati” della pagina di dettaglio dell’annuncio, da cui è possibile selezionare uno o più candidati tra quelli registrati all’annuncio e successivamente cliccare sulla voce “Invita a colloquio pre-screening” posta nel menù azioni rapide a fondo pagina.
Il sistema conduce l’utente a una schermata di validazione pre-invio, dove vengono elencati tutti i profili scelti, con una particolare evidenziazione colorata per quei candidati per i quali l’invio dell’invito potrebbe non essere appropriato:
- in colore giallo vengono evidenziati i candidati inseriti manualmente dall’utente aziendale (Sourced), che potrebbero quindi non essere consapevoli di essere associati a un annuncio.
In questo caso i candidati “sourced” non vedono nella propria area personale l’annuncio a cui sono stati registrati, ma possono accedere al pre-screening se invitati dall’utente aziendale. - in colore rosso vengono evidenziati i candidati che hanno già ricevuto un invito o hanno completato un colloquio di pre-screening, salvo che il colloquio precedente sia stato invalidato.
- in colore verde vengono evidenziati i candidati ai quali è stato inviato correttamente l'invito.
La schermata consente all’utente di rivedere l’elenco, deselezionare eventuali candidati non idonei e procedere con l’invio.
Se il candidato è stato inserito manualmente (sourced) e si decide comunque di invitarlo a un colloquio di pre-screening, il sistema:
- Imposta “Invia invito a colloquio di pre-screening” di default a “No” (negli altri casi sarà invece impostato di default su “Sì”).
- Mostra un warning per avvisare ulteriormente l’utente aziendale del fatto che si sta invitando un candidato che potrebbe non essere a conoscenza di essere stato abbinato all’annuncio.
Invito al cambio di Stato Annuncio
Se in fase di configurazione del colloquio è stata attivata l’opzione “Abilita l’invito al colloquio in base all'associazione dello stato annuncio al candidato”
il sistema, a seguito dell'associazione dello specifico Stato annuncio a uno o più candidati, mostrerà un popup di conferma prima di procedere all’invio dell’invito, con eventuali alert relativi alla validazione.
NB: non è possibile abbinare il pre-screening all’automatismo di un cambio di stato in data futura.
NB: nel menu a tendina saranno visibili solamente gli Stati annuncio in cui questa funzionalità è stata abilitata nelle configurazioni della Hiring Pipeline.
Svolgimento del Colloquio Pre-screening
Il colloquio di pre-screening si svolge in modalità asincrona, attraverso un’interfaccia conversazionale progettata per consentire di condurre la conversazione in modalità scritta oppure in modalità vocale, a seconda delle preferenze del candidato.
NB: i colloqui potranno essere effettuati anche se sono associati a un annuncio che è stato depubblicato.
Una volta ricevuto l’invito* il candidato può accedere al colloquio in due modi:
- dall’area personale del candidato dove, dopo aver effettuato il login, troverà un widget dedicato che lo guida all’interno della conversazione e in una nuova sezione dedicata.
- tramite il link diretto ricevuto nella mail di invito al pre-screening, che consente l’accesso immediato al colloquio, senza necessità di login, garantendo comunque l’identificazione sicura del candidato tramite token.
*NB: il link di invito ha una durata di 7 giorni. Trascorso questo periodo sarà necessario invitare nuovamente al colloquio il candidato.
All’apertura della pagina dedicata al colloquio il candidato riceverà una breve introduzione informativa che lo guiderà nella preparazione. In particolare si indicano:
- la durata stimata del colloquio
- il numero di domande previste
- la possibilità di selezionare la lingua in cui desidera svolgere la conversazione tra le seguenti: africano, azero, bosniaco, bulgaro, cinese (mandarino/cantonese), croato, ceco, danese, olandese, inglese, estone, finlandese, francese, tedesco, greco, hindi, ungherese, islandese, indonesiano, italiano, giapponese, kazako, coreano, lettone, lituano, macedone, malese, marathi, nepalese, norvegese, polacco, portoghese, rumeno, russo, serbo, slovacco, sloveno, spagnolo, swahili, svedese, tagalog/filippino, tamil, thailandese, turco, ucraino e vietnamita.
- un test preliminare per verificare il corretto funzionamento del microfono e dell’audio
N.B. Per ottenere la migliore qualità audio durante il colloquio, il candidato deve utilizzare cuffie con microfono integrato o un microfono esterno. Queste opzioni aiutano a ridurre il rumore di fondo e garantiscono che le sue risposte vengano registrate chiaramente. Se non ha accesso a nessuno dei due, consigliamo di passare all'inserimento tramite tastiera per un'esperienza più fluida.
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il Messaggio introduttivo della chat (testo personalizzabile dall'azienda in fase di configurazione del colloquio o da Impostazioni > Inda Conversa > Impostazioni Conversa PreScreen );
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Il box “Informazioni” fornisce indicazioni fondamentali su come funziona la conversazione vocale all’interno di Conversa.
Viene specificato innanzitutto la lingua nella quale si svolgerà il colloquio, anche se alcune domande potrebbero essere poste in un’altra lingua per valutare le competenze linguistiche del candidato, che dovrà quindi rispondere nella stessa lingua della domanda.Il box spiega poi come utilizzare la registrazione vocale: dopo l’avvio della conversazione, l’utente deve toccare l’icona del microfono
per registrare la propria risposta. Tutto ciò che viene detto verrà automaticamente trascritto nella chat dall’intelligenza artificiale. È possibile interrompere la registrazione toccando l’icona quadrata
.
Infine, è presente un avviso che informa che la trascrizione vocale potrebbe contenere qualche imprecisione dovuta al riconoscimento automatico del parlato, ma il contenuto delle risposte verrà comunque valutato da un recruiter umano.
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le linee guida sulle modalità di svolgimento dell'intervista: Il riquadro informa che l’assistente virtuale farà una serie di domande e la persona può chiedere chiarimenti, saltare una domanda o aggiungere dettagli alle risposte. Inoltre, permette di riprendere l’intervista dicendo “continua l’intervista” oppure di terminarla in qualsiasi momento con “termina l’intervista” o “concludi l’intervista”.
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le domande configurate dall’utente aziendale più eventuali followup proposto da Inda Conversa per approfondire le tematiche del colloquio;
NB: a partire da questo step verrà avviato il calcolo dei minuti relativi alla durata del colloquio definiti in fase di configurazione. - il Messaggio conclusivo della chat (testo personalizzabile dall'azienda in fase di configurazione del colloquio da Impostazioni > Inda Conversa > Impostazioni Conversa PreScreen)
Nel caso in cui venga utilizzato il microfono, la trascrizione sarà mostrata step-by-step man mano che viene generata dal modello; questo approccio rende l'esperienza del candidato più dinamica e intuitiva, riducendo la confusione e chiarendo all'utente cosa accade quando fornisce le sue risposte
E' inoltre bloccata la possibilità per i candidati di fare copia/incolla nella chat della conversazione.
La sessione potrebbe essere interrotta:
- automaticamente, dopo 2 minuti di inattività (non conteggiati nella durata totale dell'intervista);
- se il candidato chiude improvvisamente il tab o il browser.
In entrambi i casi, il sistema consente di riprendere la conversazione dal punto in cui era stata interrotta, preservando il contenuto già raccolto e garantendo continuità.
Il colloquio di pre-screening può concludersi automaticamente per diverse ragioni: può terminare quando è stato completato, quando è il candidato a richiederlo, oppure se il tempo disponibile si è ormai esaurito.
Inoltre, l’intervista può interrompersi se il candidato risponde in maniera inappropriata (es: offensiva e/o poco professionale).
Generazione e consultazione della reportistica
Al termine del colloquio di pre-screening, il sistema avvia automaticamente il processo di generazione del report di sintesi, che ha lo scopo di raccogliere e organizzare in modo strutturato le informazioni emerse durante la conversazione con il candidato.
Il report viene generato nella lingua utilizzata dall’utente aziendale; nel caso in cui il candidato abbia effettuato la conversazione in una lingua non familiare per l’utente, è possibile tradurlo nella lingua desiderata.
La generazione del report è gestita dal sistema INDA, che elabora i dati ricevuti, tra cui:
- i testi dell’annuncio;
- il curriculum vitae del candidato, se disponibile;
- i criteri di analisi definiti in fase di configurazione;
- il transcript del colloquio, contenente le risposte fornite. Nel caso in cui il candidato abbia effettuato la conversazione in unanon familiare per l’utente, è possibile tradurla nella lingua desiderata.
Inoltre sarà visibile la data e l'ora per ogni domanda/risposta e se le risposte sono state fornite a voce o via chat; - Il sistema non scarta mai candidati e non assegna punteggi automatici, evitando ogni rischio di bias o discriminazione;
- Non viene salvata né analizzata alcuna informazione vocale: l’audio serve solo per la conversazione e non viene conservato o valutato;
- Il video non viene utilizzato;
- Le decisioni restano sempre in mano al recruiter: l’AI osserva, ascolta e supporta — non giudica;
I report generati sono consultabili da diverse sezioni dell’ATS, in modo da offrire una visione completa e contestualizzata del percorso di pre-screening:
- nel tab "Registrati" dell'annuncio è presente una nuova colonna "Pre-screening" che mostra lo stato di completamento del colloquio;
- nel dettaglio dell’annuncio compare un nuovo tab “Pre-screening” in cui è disponibile l'elenco dei candidati invitati e di quelli che hanno completato il colloquio, con accesso diretto al report, se già disponibile;
- nel profilo del candidato è presente un tab dedicato che raccoglie lo storico dei colloqui di pre-screening effettuati, con i relativi report.
Il report contiene i seguenti elementi:
- riassunto degli elementi principali dell’annuncio;
- stato del colloquio di pre-screening;
- trascrizione del colloquio;
- dettaglio delle risposte alle domande (completate, saltate, senza risposta);
- valutazione linguistica di eventuali lingue straniere (gradi CEFR A, B, C oppure Sconosciuto);
- eventuali inconsistenze tra risposte alle domande e contenuto del curriculum;
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categorie di analisi e rispettivi risultati (è possibile espandere ognuna di esse per consultare le domande associate e gli elementi del colloquio e del CV che hanno contribuito alla generazione dell'output).
Per ogni categoria di analisi, l’output è un’etichetta che indica quanto la risposta del candidato corrisponde a ciò che la categoria richiede, in base al suo nome, alla sua descrizione e alle domande associate. In pratica, il sistema verifica l’attinenza o la sovrapposizione tra ciò che la categoria richiede di analizzare (ad esempio un’informazione, un requisito dichiarativo, un dato logistico o esperienziale) e quanto emerge dalla risposta fornita. L’obiettivo non è esprimere un giudizio, ma identificare quanto la risposta contenga o meno gli elementi informativi richiesti, così da organizzare in modo strutturato e coerente l’insieme delle informazioni raccolte durante il colloquio.
Invalidazione e cancellazione dei dati del Colloquio Pre-screening
Il sistema prevede meccanismi di gestione e controllo dei colloqui di pre-screening già effettuati, offrendo all’utente aziendale la possibilità di invalidare un colloquio qualora si ritenga necessario, ad esempio per errori nella configurazione, per problemi tecnici o per ripetere l’interazione con il candidato.
L’invalidazione può essere effettuata direttamente dal tab “Pre-screening” presente nella pagina di dettaglio dell’annuncio, selezionando il pulsante “cestino”.
Una volta invalidato il colloquio non sarà più considerato valido ai fini della valutazione, ma il transcript della conversazione resterà comunque disponibile per consultazione interna da parte degli utenti aziendali. Il candidato potrà inoltre essere nuovamente invitato a sostenere un nuovo colloquio, senza limitazioni legate alla sessione precedente.
L’eventuale invalidazione viene loggata, come l’invito stesso, nella timeline del candidato.
NB: se un utente aziendale rimuove un candidato dall’annuncio, un eventuale invito al pre-screening smette di funzionare. Se il pre-screening è già stato effettuato rimane comunque disponibile nel tab “Pre-screening” dell’annuncio. In questo tab, in corrispondenza di eventuali candidati deregistrati all’annuncio (di loro iniziativa o da parte dell’utente aziendale), si visualizza un’icona di alert con un tooltip che informa che il candidato non è più registrato.
Per quanto riguarda la cancellazione dei dati, il sistema adotta una logica di conservazione che garantisce la tracciabilità e la disponibilità delle informazioni anche in caso di rimozione della candidatura. In altre parole, se un candidato viene rimosso da un singolo annuncio, i dati relativi al pre-screening rimangono comunque archiviati.
La cancellazione definitiva dei dati associati al colloquio di pre-screening avviene esclusivamente nel momento in cui il candidato viene rimosso completamente dall’ATS, sia per motivi di retention, sia su iniziativa dell’utente aziendale, sia in seguito a una richiesta esplicita da parte del candidato stesso.