I workflow attivi su Welcomin rappresentano un insieme di step che una persona deve completare per portare a termine un processo. Ogni workflow può includere la compilazione di moduli, la visualizzazione di contenuti multimediali, la presa visione di documenti o la loro firma digitale.
Per accedere ai workflow attivi, la persona deve entrare nella propria area riservata e selezionare la sezione Workflow Attivi dal menu laterale. In questa schermata avrà una visione completa dei workflow ai quali è stata invitata, potendo visualizzarne i dettagli e completare le attività richieste
In questa schermata la persona avrà una panoramica dettagliata dei workflow attivi a cui è stato invitato.
Per ogni workflow sarà possibile visualizzare il titolo del flusso, il numero di step previsti e lo stato in cui si trova:
Cliccando su di esso, si accederà alla compilazione degli step:
Cliccando in alto a destra su Avvia si procederà alla compilazione degli step oppure si potrà rifiutare la compilazione cliccando sul bottone relativo:
Sulla parte sinistra della schermata sarà visibile la welcome page contenente le informazioni precedentemente inserite. Sulla parte destra, invece, saranno elencati gli step previsti.
La schermata del workflow è strutturata in modo da offrire una visione chiara e completa dell’avanzamento. A sinistra è visibile lo step attivo dove la persona potrà completare l'operazione richiesta:
A destra, invece, viene mostrato il progresso complessivo del workflow, con l’elenco degli step previsti,q quelli completati e quelli da completare.
Il primo step consiste in un form dedicato ai dati personali. In questo caso, poiché queste informazioni sono già state compilate in precedenza, il form risulta precompilato, rendendo il processo più rapido ed efficiente per l'utente.
I campi presenti nella schermata sono preimpostati e non possono essere né configurati né personalizzati. Questi campi vengono visualizzati di default e rimangono invariati.
Per gli step Documenti da visionare, la persona cliccando sul nome del file potrà visualizzare il file.
A destra del nominativo, avremo l'indicazione dei file da leggere e tramite l'icona posta in linea con ogni file, sarà possibile scaricare il documento
Al di sotto del documento la persona troverà la possibilità di dichiarare la presa visione del documento:
Nel momento in cui viene confermata la visualizzazione del documento, per una visione più immediata, l'icona dello stesso da blu diventa verde :
Dopo aver selezionato la dichiarazione di visualizzazione del documento, cliccando sul bottone "Successivo", situato nella parte superiore della schermata, sarà possibile procedere con lo step successivo del workflow.
Per i documenti da firmare, la persona potrà come nei casi precedenti cliccare sul nome del documento per accedere alla sua visualizzazione e compilazione Inoltre, sarà visibile l'indicazione che il documento necessita di firma, facilitando la comprensione dell'azione da svolgere.
Nella visualizzazione del documento, al fondo, verrà visualizzato il bottone Firma il contratto, grazie al quale la persona accederà al sistema esterno di firma elettronica:
NB: a questo punto la persona riceverà una mail per procedere con la firma digitale:
Cliccando su View Document la persona potrà procedere con la firma digitale:
Completata tale operazione, la persona ritornando su Welcomin visualizzerà lo stato del documento come Firmato e potrà Scaricare il documento firmato dall'apposita icona
Una volta completati tutti gli step, la persona completerà il workflow cliccando su Completa in alto a destra
A questo punto vedrà una conferma a schermo che segnala il completamento del workflow.
La persona potrà visualizzare i workflow completati accedendo a Workflow attivi > filtrando su Completato