Per gli utenti che hanno attivato la sincronizzazione a due vie del proprio calendario ci sarà la possibilità di utilizzare lo scheduler automatico degli appuntamenti: grazie a tale funzionalità (Add-on) sarà il sistema a pianificare i colloqui con i candidati in base ai criteri da impostati dall'utente.
Dopo aver definito le proprie disponibilità, Inrecruiting proporrà ai candidati invitati solamente gli slot ancora disponibili, aggiornando date e orari dinamicamente in base ai propri impegni.
Inoltre, se il candidato connette il suo calendario personale, il sistema incrocerà automaticamente i suoi impegni con quelli del recruiter, proponendo solamente gli slot in cui entrambi sono disponibili.
Nel seguente articolo troverai informazioni su:
- Creazione template Scheduler automatico appuntamenti
- Programmazione di un appuntamento utilizzando lo Scheduler automatico
- Invio manuale link tramite Scheduler automatico
Creazione template Scheduler automatici appuntamenti
Accedendo a Calendario > Gestione appuntamenti automatici potremo creare dei template con le impostazioni sulla programmazione automatica.
Cliccando su Aggiungi potremo quindi definire le impostazioni circa la programmazione.
Comparirà una finestra nella quale potremo definire il nome, il luogo, la durata e i dettagli di tale evento:
Alla voce Disponibilità dovremo selezionare il/i calendario/i in cui il sistema verificherà le proprie disponibilità prima di proporre gli slot ai candidati.
Dalla sezione Pianificazione è possibile definire i seguenti parametri:
- Durata: durata dell'appuntamento;
- Anticipo minimo prenotazione: tempo di anticipo minimo per prenotare uno slot;
- Intervallo prenotazioni: tempo minimo tra gli appuntamenti programmati;
- Limite futuro: tempo massimo in cui è possibile prenotare uno slot;
- Giorni e orari di disponibilità: selezionare i giorni e le ore che verranno proposti al/ai candidato/i.
Infine, alla voce Sede sarà possibile definire dove avrà luogo l'appuntamento.
Nel caso di appuntamenti online è possibile impostare manualmente il link della stanza virtuale in cui si terrà l'appuntamento o in alternativa è possibile scegliere le voci Microsoft Teams o Meet per generare automaticamente una stanza nel momento in cui il candidati seleziona il proprio slot.
Dopo aver compilato tutte le impostazioni illustrate precedentemente, termineremo la creazione cliccando su Salva.
Troveremo quindi la nostra Pagina di prenotazione nella gestione appuntamenti automatici:
Cliccando su Copia link accederemo alla visualizzazione della pagina di prenotazione per verificare la correttezza dei settaggi impostati:
Cliccando su Modifica accederemo alla pagina di modifica della Pagina di prenotazione:
Infine, per eliminare una pagina di prenotazione, da questa schermata dovremo cliccare su Elimina.
Programmazione di un appuntamento utilizzando lo Scheduler automatico
Per creare un appuntamento con un candidato presente nel nostro database utilizzando tale funzionalità è necessario all'interno del Calendario cliccare in alto a destra su Aggiungi > Automatico:
A questo punto sarà necessario selezionare dal menù a tendina Riunione preimpostata il template di prenotazione che vogliamo utilizzare
e selezionare il candidato da invitare:
Infine sarà sufficiente cliccare su Salva:
Il candidato riceverà quindi una mail da cui, tramite il link di conferma, potrà selezionare lo slot di sua preferenza senza dover accedere a Inrecruiting:
Cliccando sul link di conferma il candidato visualizzerà la seguente schermata e potrà selezionare lo slot migliore tra quelli proposti:
Il candidato potrà inoltre effettuare la login al suo account Google o Microsoft in modo da permettere al sistema di verificare i suoi slot liberi e proporgli solamente i giorni e gli orari disponibili:
Invio manuale link tramite Scheduler automatico
Nel caso in cui volessimo programmare un appuntamento con un utente esterno (ES: candidato o collega senza accesso a Inrecruiting) o con più candidati, sarà sufficiente accedere a Gestione appuntamenti automatici > selezionare la pagina di prenotazione da noi desiderata > Cliccare su Copia link > inviarlo via email all'utente desiderato.
All'utente esterno sarà sufficiente cliccare sul link inserito nella mail per accedere alle proposte:
Dopo aver selezionato lo slot che preferisce e confermato, all'utente esterno comparirà la seguente schermata dove dovrà inserire la sua email per completare l'operazione:
A questo punto riceveremo una notifica via mail che ci informa che è stato fissato un appuntamento con l'utente esterno e la data e l'ora da lui prescelti: