Un'altra importante funzionalità è l'add-on che permette di sincronizzare a due vie il proprio calendario (Outlook, Google ed iCloud) con Inrecruiting.
Nel seguente articolo troverai informazioni su:
- Sincronizzazione a due vie del calendario
- Visualizzazione del calendario in Inrecruiting
- Creazione appuntamenti
Sincronizzazione a due vie del calendario
Per sincronizzare il calendario con Inrecruiting è necessario accedere alla sezione Gestisci il tuo account > Provider esterno > Accedi con un provider esterno:
Dopo aver cliccato su Accedi con un provider esterno andrà inserito l'indirizzo email che si vuole sincronizzare.
Cliccando su Ok si verrà reindirizzati sulla pagina di login dell'account di posta elettronica, dove andrà inserita la propria password:
N.B.: a seconda del proprio provider di posta elettronica, potrebbe essere richiesto di esprimere la volontà di permettere a Inrecruiting di accedere ai dati del proprio calendario.
È necessario dare l'autorizzazione per permettere di visualizzare i propri appuntamenti sul calendario di Inrecruiting.
Una volta selezionata l'opzione desiderata, comparirà la schermata di conferma di collegamento dell'account:
Accedendo ora alla gestione del proprio account (Gestione utenti > Utenti azienda > click su) vedremo l'indicazione che il nostro utente è collegato con il proprio account di posta elettronica:
Nel caso in cui si desiderasse scollegare l'account di posta elettronica da Inrecruiting, sarà sufficiente cliccare su esci :
N.B.: potrebbero essere necessarie fino a 24h al fine di sincronizzare completamente i propri appuntamenti sul calendario di Inrecruiting.
N.B.2: per motivi di privacy NON sarà possibile visualizzare sul calendario gli appuntamenti più vecchi di 60 giorni rispetto alla data corrente.
Visualizzazione del calendario in Inrecruiting
Una volta che l'utenza sarà collegata al nostro account di posta elettronica, potremo accedere a Calendario > Gestisci calendario in cui potremo visualizzare i calendari sincronizzati:
Cliccando sul flag come indicato nella screen seguente, potremo attivarlo nel calendario di Inrecruiting e visionare tutti i nostri appuntamenti creati sul calendario personale:
Cliccando su invece potremo scegliere se condividerlo con altri utenti aziendali:
In questa finestra potremo inserire gli utenti aziendali con cui vogliamo condividere il nostro calendario:
N.B.: gli utenti con cui è stato condiviso il calendario potranno visualizzare solamente gli slot occupati senza visualizzare altre informazioni.
N.B.2: per condividere il calendario esterno su Inrecruiting, è necessario che questo sia condiviso anche nelle impostazioni del provider stesso (dove richiesto).
Una volta inserito l'elenco degli utenti con cui vogliamo condividere il nostro calendario esterno, essi riceveranno una notifica con la richiesta di accettazione della condivisione.
Creazione appuntamenti:
A seguito della sincronizzazione, gli appuntamenti creati tramite Inrecruiting verranno visualizzati automaticamente sul proprio calendario personale.
NB: gli appuntamenti verranno sempre creati sul calendario principale dell'account sincronizzato con Inrecruiting.
Non è pertanto possibile creare appuntamenti da Inrecruiting associandoli a un calendario "secondario".
A seconda del provider utilizzato (Microsoft Exchange o Google calendar) in fase di creazione dell'appuntamento sarà inoltre possibile scegliere se l'incontro avverrà su Microsoft Teams o Google Meet: Inrecruiting creerà automaticamente il link a cui ci si potrà collegare il giorno del colloquio.
NB: quando la sincronizzazione dei calendari è attiva, l'utente creatore dell'appuntamento NON riceverà il file ICS nell'email di conferma creazione appuntamento, ma si troverà l'appuntamento direttamente sincronizzato sul calendario personale, con stato di partecipazione configurato.
NB2: in caso di sincronizzazione del calendario con Microsoft si avranno i seguenti comportamenti:
- Tutte le email di creazione, modifica e cancellazione degli appuntamenti verranno inviate da Microsoft (in maniera equivalente a quanto avviene con appuntamenti creati direttamente in Teams/Outlook) e non verranno più utilizzati i template definiti su Inrecruiting (Impostazioni > Messaggi > Appuntamenti).
- Il mittente sarà sempre l'indirizzo email dell'utente creatore dell'appuntamento e collegato al Calendar+.
- In caso di invito di più candidati allo stesso appuntamento, ogni candidato potrà visualizzare la lista di tutti i partecipanti (inclusi altri candidati e utenti invitati), così come già avviene con appuntamenti creati in Teams/Outlook.
- Non sarà possibile utilizzare le funzionalità "Nascondere gli utenti aziendali ai candidati" e "Richiedi conferma ai partecipanti" (perché già prevista automaticamente da Teams/Outlook).
- Non sarà possibile allegare file agli appuntamenti.
- Non sarà possibile modificare l'indirizzo email del mittente dell'appuntamento.