In questo articolo troverai informazioni su:
- Interfaccia grafica;
- Creazione appuntamento;
- Dettagli appuntamento;
- Proponi date;
- Sincronizzazione calendario personale (Microsoft Exchange, Google calendar, iCloud) - Add-on;
- Scheduler automatico appuntamenti - Add-on.
Interfaccia grafica
Nella screenshot seguente è visibile l'interfaccia del modulo Calendario:
Tramite tale visualizzazione sarà possibile filtrare rapidamente il calendario per settimana, mese, giorno, oppure visualizzare una lista di appuntamenti in base ad un range di date impostate dall'utente aziendale e visualizzare gli appuntamenti creati utilizzando la funzione Proponi date:
Da questa schermata sarà altresì possibile accedere alla Gestione dei calendari e attivare quelli di proprio interesse:
Creazione appuntamento
Per creare un nuovo appuntamento sarà necessario cliccare sul bottone Aggiungi:
L'interfaccia di creazione di un appuntamento rende l'inserimento delle informazioni chiaro e veloce.
In fase di creazione di un appuntamento sarà possibile, oltre ad indicare un slot temporale limitato, impostare l'appuntamento per l'intera giornata, spuntando la voce Giornata intera nella sezione Data e Ora:
Nella sezione Sede sarà possibile indicare se l'appuntamento avverrà in un luogo fisico, se avverrà online (con la possibilità di aggiungere il link a cui sarà necessario collegarsi) o tramite Meetin (nel caso in cui sia attivo tale modulo aggiuntivo):
Nel caso in cui l'appuntamento sia svolto in presenza, si potrà inserire la sede in cui avverrà l'incontro.
E' possibile configurare le sedi così da poterle selezionare da un elenco accedendo a Impostazioni > Impostazioni Generali > Generale > Sedi Aziendali > Aggiungi Sede > Compilare i campi > Determinare se utilizzare l'indirizzo come sede di default per gli appuntamenti e se sia la sede principale dell'azienda > Salva
In fase di creazione dell'appuntamento potremo quindi decidere se utilizzare una sede salvata oppure se inserire un nuovo indirizzo:
Dopo aver cliccato su Inserisci manualmente, sarà possibile inserire l'indirizzo:
Nel caso in cui l'appuntamento si svolga invece online, sarà possibile cliccare sul tab Online e inserire l'URL:
Per i clienti che hanno attivato il modulo Meetin, sarà possibile cliccare il Tab dedicato:
In questo caso, ogni partecipante riceverà una mail con il link per partecipare all'appuntamento.
A questo punto potremo procedere con l'inserimento dei partecipanti interni (candidati o utenti aziendali) e di quelli esterni (utenti che non hanno accesso a Inrecruiting):
N.B. non si potranno più condividere i singoli appuntamenti con i propri colleghi, ma sarà possibile condividere l'interno calendario. Inoltre le condivisioni pregresse dei singoli appuntamenti non saranno più disponibili.
In alternativa è ora possibile condividere l'intero calendario con i propri colleghi utilizzando la funzionalità di Condivisione calendario
E' inoltre possibile nascondere i dati degli utenti aziendali (nomi e indirizzi email) ai candidati, spuntando l'opzione relativa:
E' possibile, cliccando su Richiedi conferma ai partecipanti, inviare loro tale richiesta:
Al candidato verrà così inviata un'email contenente un link, da cui potrà direttamente confermare o rifiutare l'invito all'appuntamento.
Nella sezione Altre informazioni sarà possibile inserire una descrizione dell'appuntamento e degli allegati (visibili ai candidati):
Nell'ultima sezione, Tracciamento, sarà possibile associare l'appuntamento a una Divisione, a un'Azienda, a una Commessa, a un Annuncio e a un Referente Cliente al fine di mantenere un tracciamento interno dell'attività svolta.
NB: tali dati di tracciamento non saranno mai visibili ai candidati.
Dettagli appuntamento:
Una volta conclusa la creazione dell'appuntamento lo troveremo nel nostro calendario.
Cliccando su di esso avremo l'anteprima dei dettagli con l'indicazione della data e dell'ora e il numero di partecipanti:
Cliccando sull'icona accederemo ai dettagli dell'appuntamento dove viene indicato il titolo, la data e l'ora di inizio e fine meeting, il creatore, la tipologia, la tracciabilità e i partecipanti suddivisi per utenti aziendali
, candidati
e utenti esterni
:
Nel caso in cui sia un appuntamento online, avremo anche il link con la possibilità di copiare l'URL di accesso:
Nel caso in cui sia un appuntamento su Meetin, avremo l'indicazione nel calendario attraverso l'icona :
Entrando nel dettaglio dell'appuntamento e cliccando sull'icona saremo indirizzati direttamente al video colloquio.
Cliccando su Modifica sarà possibile apportare dei cambiamenti all'appuntamento:
Cliccando invece su Rimuovi è possibile cancellare l'appuntamento (tale operazione è possibile solo per gli appuntamenti "futuri"):
Utilizzando la funzione di richiesta di conferma alla partecipazione, l'appuntamento verrà visualizzato con o senza una sezione colorata a sinistra seguendo i seguendo criteri:
Proponi date
Nella creazione di un appuntamento troveremo nella sezione Data e ora la voce Proponi date da flaggare.
Questa ci permette di definire alcuni slot in cui siamo disponibili che verranno successivamente condivisi con il candidato che potrà selezionare quello di proprio interesse.
Non appena cliccata l'opzione avremo la seguente visualizzazione:
A questo punto sarà necessario selezionare la durata dell'appuntamento e la data entro cui il candidato dovrà esprimere la sua preferenza. Una volta impostati tali parametri potremo cliccare in alto a destra su Continua per visualizzare il calendario e selezionare gli slot da proporre:
Dopo aver selezionato gli slot cliccando sugli orari da noi preferiti, sarà sufficiente cliccare su Salva.
Anche utilizzando il Proponi date, al candidato verrà così inviata un'email contenente un link, da cui potrà direttamente confermare o rifiutare l'invito all'appuntamento.
Nel caso in cui venga utilizzata la funzione "Proponi Date", gli appuntamenti non saranno visibili nel calendario fintantochè il candidato non ha scelto lo slot tra quelli proposti.
Troveremo questi appuntamenti selezionando dalla tendina in alto a destra relativa al filtro temporale la voce Proposti:
Dopo aver selezionato tale voce, visualizzeremo l'elenco dei nostri appuntamenti in attesa di scelta dello slot da parte del candidato:
Il quadrato colorato posto prima del titolo dell'appuntamento, ci fornirà un indicazione circa lo stato in cui si trova l'appuntamento:
Viola in attesa di conferma
Rosso scaduto
Nel momento in cui il candidato esprime la sua preferenza, il nostro appuntamento sarà correttamente visibile nel calendario:
Sincronizzazione calendario personale (Microsoft Exchange, Google calendar, iCloud) - Add-on
E' possibile sincronizzare automaticamente (a due vie) il proprio calendario Microsoft Exchange, Google calendar o iCloud.
A seguito dell'attivazione di tale funzionalità (add-on) sarà pertanto possibile utilizzare il calendario di Inrecruting e ritrovare le stesse informazioni sui calendari personali e viceversa per gli appuntamenti.
In questo modo sarà più facile identificare gli slot disponibili in agenda per la pianificazione dei colloqui.
La sincronizzazione sarà immediata, così da poter consultare modifiche e aggiornamenti in tempo reale.
Scheduler automatico appuntamenti - Add on
E' infine disponibile un sistema di scheduler automatico degli appuntamenti tramite cui è possibile inviare un link ai candidati da cui potranno fissare una data per il loro appuntamento.
Inrecruiting incrocia le disponibilità del tuo calendario in modo che il candidato possa pianificare facilmente una riunione o una chiamata quando entrambi siete disponibili.
I candidati scelgono quindi una fascia oraria disponibile sul calendario così da creare automaticamente l'appuntamento.
E' necessario avere un'integrazione del calendario con Microsoft Exchange, Google calendar, iCloud abilitata per utilizzare questa funzione.