Per aiutare le risorse umane a gestire un'attività preliminare alla pubblicazione di un annuncio di lavoro, abbiamo sviluppato il modulo Job Request dedicato appositamente alla creazione della richiesta di assunzione e gestione del workflow approvativo.
Per grandi aziende e PMI, Agenzie per il Lavoro e Società di ricerca & selezione con sedi/filiali diffuse sul territorio che hanno bisogno di strutturare maggiormente i processi di selezione o di ottenere il consenso per selezioni future, adesso è possibile gestire la Job Request e strutturare il processo di approvazione della richiesta direttamente nell'ATS.
- Creazione Workflow
- Struttura campi Job Request
- Form Job Request
- Creazione Job Request
- Approvazione Job Request
- Conversione della Job Request in Annuncio
Configurazioni Workflow e Form (dedicato a utenti Administrator)
Creazione Workflow
Il Workflow definisce gli utenti responsabili dell'approvazione di una Job request.
Per creare un Workflow procedi come segue:
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clicca su Impostazioni > Gestione processo > Job requests > Elenco dei workflow > Aggiungi;
- dai un Nome al Workflow;
- aggiungi gli Approvatori selezionandoli dalla ricerca Utenti e cliccando sul pulsante Aggiungi.
Potrai stabilire l'ordine di approvazione trascinando gli utenti dall'icona
Struttura campi, Creazione form e gestione condizioni
Costruisci i form di inserimento Job Request definendo le condizioni che avvieranno uno dei workflow approvativi. Puoi collegare i form a workflow più semplici o più strutturati a seconda della complessità della tipologia di richiesta di assunzione.
Struttura campi Job Request
Proprio come quando si creano i form per i candidati o per le note di colloquio, è necessario creare i campi prima di incorporarli nei form Job Request.
Per creare i campi procedi come segue:
- clicca su Impostazioni > Gestione processo > Job Requests >Struttura campi form Job request;
- crea le Categorie (cliccando sul pulsante "Aggiunti categoria") e successivamente i Campi (cliccando sui 3 puntini a lato della Categoria) che potranno essere attivati e condizionabili nei Form Job Request.
Creazione form Job Request
Dopo aver creato i campi, il passo successivo è creare il form Job Request e definire le condizioni e i flussi di lavoro associati.
Per creare un form, procedi come segue:
- clicca su Impostazioni > Gestione processo > Job requests > Form Job request > Aggiungi;
- nel Tab. 1 dai un nome al form. Questo sarà visibile agli utenti che potranno creare nuove Job Request, per cui suggeriamo di utilizzare un nome "parlante", chiaro a tutti gli utenti;
E' inoltre possibile disattivare i form non più utilizzati, spuntando la voce "Attivo > NO".
In questo modo, i form impostati come disattivi, non compariranno più tra quelli disponibili in fase di creazione di una Job request. - nel Tab. 2 scegli i campi da rendere attivi e obbligatori all'interno del form;
- nel Tab 3 configura le condizioni e associa il relativo Workflow.
ES: se per il campo "Tipo di contratto" viene selezionato il valore "Tempo indeterminato" fai partire il Workflow con nome "Tempo intederminato".
Se viene selezionato il valore "Tempo determinato" fai partire il Workflow apposito.
Creazione e approvazione Job Request
Definisci l'obiettivo della richiesta di assunzione, indica la mansione e le competenze attese e dai il via al processo di approvazione. Controlla lo stato della tua richiesta e l'anteprima dei dettagli ad essa associati.
Creazione Job Request
Per creare una richiesta di assunzione, procedi come segue:
- clicca sulla voce Job requests dal menù laterale e successivamente sul pulsante in alto a destra Aggiungi;
- assegna un Titolo alla richiesta e seleziona il Form;
- compila la informazioni richieste (obbligatorie e facoltative).
Nella sezione Informazioni aggiuntive, in basso, è possibile precompilare i campi che verranno visualizzati nell'annuncio.
- clicca sul pulsante in alto a destra "Avviare il processo di approvazione" per completare la Job Request.
Approvazione Job Request
Se sei un approvatore riceverai un'email automatica che, nel momento in cui sarà il tuo turno, ti chiederà di approvare o meno la richiesta di assunzione.
Dalla tua area riservata di Inrecruiting, dal menù laterale Job Requests vedrai le richieste in attesa di una tua approvazione.
Cliccando sul titolo della Job Request potrai vederne i dettagli e, tramite i pulsanti appositi, decidere se approvare o rifiutare la richiesta.
NB: la richiesta deve essere approvata da tutti gli utenti aziendali inseriti workflow.
Se uno degli approvatori inclusi nel Workflow rifiuta la richiesta, tutto il processo di approvazione verrà interrotto e verrà inviata una notifica automatica all'utente cretore della Job Request.
NB2: su richiesta, è possibile attivare una funzionalità aggiuntiva (chiamata Job request admin) che permette a determinati utenti di forzare il processo approvativo, procedendo all'approvazione della Job request.
Conversione della Job Request in Annuncio
Una volta approvata una richiesta di assunzione, hai la possibilità di convertirla in un annuncio.
Clicca sul titolo della richiesta approvata, quindi clicca sul pulsante "Converti in annuncio" collocato in alto a destra.
Il titolo della richiesta di assunzione verrà automaticamente trasferito nel campo “Titolo” dell'annuncio, così come i campi della sezione “Informazioni Aggiuntive” se compilati dal richiedente.
Inoltre, se nel Profilo azienda è stato configurato un testo di default per il campo "Descrizione azienda", lo troveremo automaticamente popolato anche durante la creazione dell'annuncio partendo dalla Job Request approvata.