L'Hiring Pipeline, costituisce l’avanzamento del candidato nel processo di selezione definito dall'azienda.
Consiste in 8 categorie, che descrivono i differenti step del processo di recruiting e consentono quindi di avere sempre sott’occhio a che punto del processo è arrivato il candidato.
Le categorie della Hiring Pipeline sono:
- Applied: il candidato si è registrato spontaneamente all’annuncio
- Sourced: il candidato è stato inserito nell’annuncio da parte di un utente aziendale
- Screen: il profilo del candidato è in fase di analisi/verifica delle competenze rispetto ai requisiti dell’annuncio
- Interview: il candidato è stato invitato ad un colloquio (di persona o a distanza)
- Evaluation: il candidato è nella fase finale del processo di selezione
- Offer: al candidato è stata proposta un’offerta di lavoro
- Hired: il candidato è stato assunto
- Disqualified: il candidato è stato indicato come non idoneo oppure il candidato ha rifiutato l’offerta
Sourced: in questa categoria verranno inseriti i candidati che sono stati associati all'annuncio da parte di un utente aziendale.
COME CONFIGURARE LE HIRING PIPELINE
Il primo step da seguire per un corretto utilizzo delle Hiring Pipeline è la configurazione delle diverse Pipeline, che potranno poi essere selezionate in fase di creazione di un annuncio.
Per configurare una Pipeline è necessario cliccare su Impostazioni > Gestione processo> Annunci > Hiring Pipeline.
In questa schermata è possibile andare a creare nuove Pipeline (in base ai limiti previsti dal proprio piano di Inrecruiting), cliccando sul pulsante Aggiungi in alto a destra
oppure duplicando una delle Pipeline già disponibili, cliccando sul pulsante Duplica.
Per ogni Pipeline è possibile:
- cancellare la Pipeline stessa, cliccando sull'icona
(ad eccezione delle Pipeline già associate ad annunci, che NON possono essere cancellate);
- modificarne il nome, cliccando sull'icona
;
- selezionare quale Pipeline deve essere utilizzata come Default per tutti gli annunci
;
- modificare le Notifiche automatiche associate al cambio di uno Stato Annuncio cliccando sull'icona
;
- duplicare la Pipeline, copiando le configurazioni e impostazioni cliccando sull'icona
;
- accedere alle configurazioni della Pipeline cliccando sull'icona
.
Cliccando sul titolo di ogni Pipeline si potranno mappare gli Stati Annuncio, che possono essere assegnati ai candidati durante l'utilizzo della specifica Hiring Pipeline, con le Categorie trascinando i campi da una colonna all'altra.
E' inoltre possibile creare nuovi stati annuncio dall’Hiring Pipeline cliccando sul bottone “Aggiungi nuovo stato” posto in alto a destra:
Infine, cliccando sul riquadro del colore a lato di ogni Categoria, sarà possibile personalizzare il colore di riferimento della stessa e degli Stati Annuncio che ne fanno parte, in modo da renderli più visibili nella lista dei Registrati ad un annuncio.
Configurazioni Hiring pipeline
Cliccando su Impostazioni > Gestione processo> Annunci > Hiring Pipeline >sarà possibile accedere a configurazioni avanzate riguardanti la pipeline.
Da questa schermata sarà infatti possibile:
- definire la visibilità dei singoli Stati Annuncio per i "Ruoli" (ADD- ON)
Selezionando un stato sarà infatti possibile definire se gli utenti con uno specifico ruolo potranno vedere e assegnare lo stato stesso, vederlo ma non assegnarlo oppure non potranno né vederlo né assegnarlo.
NB: tale configurazione fa riferimento alla sola visibilità dello Stato annuncio e non del candidato, che sarà invece sempre visibile. - condizionare l'assegnazione di uno stato alla presenza di una Nota di colloquio nel profilo del candidato;
- associare l'invio di un Form Ondemand all'assegnazione di uno stato.
In questo caso, dopo aver assegnato lo stato al candidato, sarà possibile selezionare quale Form Ondemand inviare al candidato stesso. -
Invia notifica al candidato per compilazione form Ondemand > SI: se è stata attivata la funzione "Invio obbligatorio form Ondemand a seguito dell'assegnazione dello stato", il sistema invierà un'email al candidato affinché compili il formOndemand;
- definire il Default giorni scadenza compilazione Form ondemand ovvero entro quanti giorni dall'invio del form il candidato potrà completare il form;
NB: i giorni configurabili dalle impostazioni rappresentano i giorni di default che verranno proposti all'utente aziendale nel momento in cui verrà selezionato lo Stato annuncio su cui è stata abilitata tale configurazione, ma saranno sempre modificabili manualmente dall'utente stesso. - inviare una notifica al referente annuncio (impostabile nel Tab.1 Descrizione dell'annuncio > Referente interno) e/o referente della divisione (impostabile in Impostazioni > Impostazioni generali > Divisioni >Referente divisione) e/o referente HR (Impostazioni > Impostazioni generali >Dati azienda > Referenti HR) quando viene assegnato quello specifico stato annuncio al candidadato.
- permettere agli utenti di modificare la data di assegnazione dello Stato Annuncio, impostandola in data passata o futura (in questo caso anche l'eventuale notifica associata allo stato verrà inviata nel giorno selezionato).
- consentire l'invito automatico al colloquio pre-screening (ADD-ON) al momento dell’assegnazione dello specifico Stato Annuncio.
COME CONFIGURARE GLI "HIRED STATUS" E "DISQUALIFIED STATUS"
Le categorie Hired e Disqualified sono "fisse" per tutte le Pipeline e possono essere mappate in fase di creazione degli Stati Annuncio, cliccando suImpostazioni > Gestione processo> Annunci > Hiring Pipeline > Aggiungi > Categoria dello Stato Annuncio > Hired/Disqualifed.
Gli Stati Annuncio verranno automaticamente associati a tutte le Pipeline disponibili.
NB: tutti gli stati inseriti nella categoria Hired influiscono sull'incremento del contatore degli assunti (Statistiche > Panoramica).
NB2: per le Categorie Hired e Disqualified è obbligatorio avere almeno 1 Stato Annuncio attivo.
ASSOCIARE LA PIPELINE A UN ANNUNCIO
Per associare una Pipeline a un Annuncio è sufficiente entrare nel Tab.2 Pubblicazione > Opzioni di pubblicazione e dalla voce "Hiring Pipeline" scegliere quella desiderata (in base alla possibilità di creare più Pipeline prevista dal proprio contratto).
GESTIONE CANDIDATI REGISTRATI AD ANNUNCIO
Grazie all'introduzione della Pipeline è possibile gestire i candidati registrati ad un annuncio tracciando le varie fasi della selezione attraverso gli Stati Annuncio associati a ogni Categoria.
Per cambiare lo Stato Annuncio è possibile cliccare sullo stato stesso e selezionare una delle voci dal menù sottostante.
Per associare il candidato a uno degli Stati Annuncio mappati nella Categoria Disqualifed è necessario cliccare sull'icona e selezionare dal menù a tendina lo stato desiderato.
Dopo aver associato il candidato a uno degli stati della categoria Disquilified l'icona verrà colorata in rosso, mentre l'ultimo Stato Annuncio assegnato precedentemente rimmarà visibile, ma "opacizzato".
Sarà sempre possibile disassociare un candidato dalla categoria Disquilified, cliccando sull'ultimo Stato Annuncio assegnato e scegliendone uno nuovo dalla lista.
Per indicare invece i candidati assunti sarà necessario selezionare la voce HIRE nella lista degli Stati oppure far avanzare il candidato fino all'ultimo step del processo di selezione mappato nella Pipeline.