Nel modulo Monitoring dell’applicativo è possibile tenere traccia di tutti i workflows inviati, offrendo una panoramica completa sia di quelli generati da tutti gli utenti, sia di quelli inviati personalmente, visualizzabili in una tab dedicata.
Nella parte in alto troveremo un riepilogo che indica il numero di Workflows presenti per ogni stato.
Sulla sinistra sarà presente un grafico a torta, mentre sulla destra verrà mostrato un riepilogo con il numero di form per ciascuno stato del workflow, accompagnato dall’icona del colore corrispondente.
Accedendo alla sezione Filtri tramite l’icona situata a destra, si apre una finestra modale che consente di affinare la ricerca utilizzando diversi criteri.
I filtri sono organizzati in tre categorie principali:
- Workflow e iscrizione: include lo stato del workflow, il nome, la data di scadenza e la divisione del workflow.
- Inviti: comprende i filtri relativi al mittente e alla data di invio.
- Persone: permette di filtrare per nome, cognome e titolo professionale.
Per ricerche più approfondite sono disponibili anche i filtri avanzati, che includono la presa in carico, la data di scadenza e la data dell’ultima richiesta di completamento.
Dopo aver selezionato i criteri desiderati, è sufficiente cliccare su Conferma per visualizzare i risultati corrispondenti.
La tabella della sezione Monitoring consente di visualizzare lo stato dei workflow assegnati alle persone coinvolte nel processo. Ogni riga rappresenta un’attività associata a un individuo, con dettagli utili per il monitoraggio e la gestione.
Colonne principali
- Nella prima colonna sono presenti tre icone che permettono di:
Reinviare l’invito al destinatario.
Cancellare l’invito e rimuovere il workflow.
Simulare il workflow, ovvero visualizzare un’anteprima di come è stato compilato dalla persona.
- Nome: Nome e indirizzo email del destinatario del workflow.
- Workflow: Tipologia di processo assegnato (es. contratto, documenti preboarding). Accanto al nome del workflow è visibile un’icona colorata: il colore corrisponde allo stato del workflow (es. completato, scaduto), facilitando una comprensione immediata.
- Stato: Indica se il workflow è stato completato, è in corso o è scaduto.
- Progresso: Percentuale di completamento del workflow.
- Mittente: Nome dell’utente che ha inviato il workflow.
- Divisioni Workflow: Divisione aziendale coinvolta (una o più divisioni).
Questa sezione dell’applicativo è pensata per offrire agli utenti uno strumento flessibile e dettagliato per monitorare l’andamento dei workflows, facilitando la gestione e il follow-up delle attività in modo semplice e intuitivo.