È possibile Condividere il profilo di uno o più Candidati o una "Lista di candidati" con persone esterne all'azienda, nei seguenti modi:
- dal profilo del candidato, cliccando sull'icona di condivisione
- da un qualsiasi elenco di candidati, selezionando uno o più candidati dalla "checkbox" laterale e successivamente selezionando la voce "Condividi candidati" nel menù a tendina a fondo pagina.
NB: è possibile condividere un massimo di 50 candidati contemporaneamente
- dopo aver creato una "Lista di candidati", cliccando sull'icona di condivisione che compare in Candidati > Lista di candidati
Nel caso di condivisione di una Lista di candidati con utente esterno, nel momento in cui verranno aggiunti nuovi candidati alla Lista condivisa, questi verranno automaticamente condivisi con l'utente esterno.
A questo punto si aprirà l'interfaccia di condivisione, in cui sarà possibile:
- assegnare il nome della condivisione (il nome della condivisione sarà visibile all'utente esterno);
- scegliere la durata massima di accesso alle informazioni da parte dell'utente esterno. Di default verrà impostata la durata settata in Impostazioni > Campi personalizzabili > Candidati > Durata di Default Condivisione Candidati > Scadenza Condivisione:
NB: è possibile estendere la durata di una condivisione o riattivare una condivisione scaduta semplicemente cliccando sulla colonna "Valido fino a" nella sezione Candidati > Condivisioni candidati. - Inserire una descrizione che sarà visibile anche dall’utente esterno;
- tracciare l’annuncio che verrà automaticamente associato a eventuale nota di colloquio inserita da utente esterno.
Tale permesso funzionerà in caso di:
a. condivisione di un candidato singolo da qualsiasi elenco candidato che sia registrato ad almeno un annuncio;
b. condivisione di più candidati in selezione multipla effettuata esclusivamente dal Tab. Registrati di un annuncio;
c. condivisione di una lista di candidati se nella lista è stato tracciato un annuncio nell'apposito campo già presente.
NB: il tracciamento sarà visibile solo dagli utenti interni e non all'utente esterno. - Creare i gruppi raggruppando gli utenti in base ai permessi che gli si vogliono assegnare:
Per inserire un utente esterno in un gruppo, è necessario cliccare su Aggiungi Utente e poi nella tendina che comparirà ricercare l’utente oppure inserire l’indirizzo email; a questo punto si potrà decidere in quale gruppo inserire l’utente esterno selezionandolo dalla tendina
E’ possibile creare diversi gruppi in base ai permessi che andremo ad attribuire ad ogni gruppo: per creare un nuovo gruppo è necessario cliccare in alto a destra su Aggiungi gruppo: a questo punto vedremo comparire un nuovo gruppo a destra di quello/i esistente/i
Cliccando sull’iconasi potrà visualizzare l’anteprima degli utenti inseriti nel gruppo
Cliccando invece sull’iconasi potrà eliminare il gruppo
- definire quali delle seguenti informazioni fargli visualizzare:
a. Anonimo: viene condivisa la scheda con i dettagli curriculari del candidato senza Nome, Cognome, Email, i campi di tipo “sensibile” e "riservato" (quelli definiti in Impostazioni > Gestione processo >Form di candidatura > Struttura campi candidati) e senza il CV e la foto del candidato;
b. Profilo: viene condivisa il profilo completo del candidato, con i campi da lui compilati;
c. Anteprima CV: l'utente esterno può visualizzare l'anteprima del CV caricato dal candidato;
d. Download CV: l'utente esterno può scaricare il CV caricato dal candidato;
e. Scarica i file allegati nei campi del profilo candidato: l'utente esterno può scaricare eventuali file allegati dal candidato nel form di registrazione (non quelli presenti nel Tab. "Documenti" del profilo candidato);
f. Campi riservati: vengono condivisi anche i campi di tipo “riservato” (quelli definiti in Impostazioni > Gestione processo >Form di candidatura > Struttura campi candidati);
g. Video presentazione: viene condivisa la video-presentazione del candidato;
h. Aggiunta commenti: consente agli utenti esterni di inserire commenti sul candidato;
i. Visualizza commenti utenti aziendali: consente agli utenti esterni di visualizzare tutti i commenti degli utenti aziendali inseriti nel Tab Commenti del profilo candidato;
l. Visualizza commenti utenti esterni: consente agli utenti esterni di visualizzare tutti i commenti degli utenti esterni;
m. Visualizza commenti dalla data di condivisione: consente agli utenti esterni di visualizzare tutti i commenti degli utenti aziendali dal giorno della condivisione in avanti (NB: deve contestualmente essere attivato anche il permesso "Visualizza tutti i commenti");
n. Visualizza Note di Colloquio utenti aziendali: consente agli utenti esterni di visualizzare le note di colloquio inserite nel Tab Note di colloquio del profilo candidato da utenti aziendali;
o. Visualizza Note di Colloquio utenti esterni: consente agli utenti esterni di visualizzare le note di colloquio inserite da altri utenti esterni;
p. Aggiungi Note di Colloquio: consente agli utenti esterni di inserire note di colloquio.
Agli utenti esterni verrà inviata una comunicazione email (è possibile personalizzare il testo dalla sezione Impostazioni > Messaggi > Condivisione candidati > Condivisione candidati), contenente il link di accesso alla loro area riservata, da cui potranno accedere alle informazioni con loro condivise.
Nel caso in cui vengano aggiunti nuovi candidati a una "Lista di candidati" condivisa con utenti esterni, verrà inviata a questi ultimi la notifica presente nella sezione Impostazioni > Messaggi > Condivisione candidati > Candidato aggiunto a una lista condivisa.
NB: su richiesta è possibile abilitare per gli utenti esterni l'autenticazione tramite TOTP (Time-based One-Time Password): in questo modo, dopo aver inserito il proprio indirizzo email dal link di login ricevuto via email, riceveranno un'ulteriore notifica contenente un codice temporanea da utilizzare per l'accesso.
E' possibile trovare l'elenco delle Condivisioni effettuate accendendo a Candidati > Condivisioni candidati: troverete l'indicazione del nome della condivisione , la tipologia di condivisione ,l'utente che ha effettuato la condivisione, l'utente esterno che l'ha ricevuta, e la validità della condivisione.
Infine, accedendo al Tab Registrati di un annuncio, si potranno distinguere i candidati che nel momento di consultazione sono presenti in una condivisione attiva tramite l'icona :